Офис-менеджер

Офис-менеджер

Обязанности:

– обеспечение бесперебойной работы офиса;
– прием и распределение входящих звонков и корреспонденции;
– работа с входящими и исходящими документами;
– сканирование, копирование, печать и систематизация документов;
– отправка и получение корреспонденции и документов;
– взаимодействие с курьерскими, клининговыми, ремонтными и обслуживающими службами;
– контроль и закупка канцелярии, воды, напитков, хозяйственных и иных необходимых для офиса товаров;
– контроль наличия необходимых расходных материалов;
– выполнение организационных поручений руководителя;
– взаимодействие с сотрудниками компании по административным вопросам;
– ведение простых таблиц и реестров для контроля расходов офиса и ведения бюджета;
– работа с электронной почтой и офисными программами;
– поддержание порядка и комфорта в офисе на ежедневной основе (чистота, исправность рабочих мест, зон отдыха, кухни);
– оплата коммунальных услуг, работа с поставщиками и подрядчиками, ведение договоров;
– создание и поддержание комфортной, премиальной рабочей атмосферы;
– обработка запросов сотрудников, связанных с офисом (оборудование, рабочее место, материалы);
– взаимодействие с IT по базовым вопросам техники (ноутбуки, мониторы, принтеры);
– организация внутренних мероприятий: тимбилдинги, сезонные корпоративы, воркшопы, праздники;
– помощь HR в организации онбординга и внутренних коммуникаций;
– организация командировок сотрудников при необходимости;
– поиск экономичных решений без потери качества

Требования:

– уверенный пользователь ПК;
– знание Word, Excel, электронной почты;
– английский язык: уровень B2-С1 (Upper-Intermediate-Advanced) для базовой коммуникации с иностранными коллегами и поставщиками;
– аккуратность при работе с документами и денежными операциями;
– грамотная устная и письменная речь;
– внимательность;
– ответственность;
– доброжелательность;
– умение переключаться между несколькими текущими задачами

Навыки:

- высокий уровень ответственности и внимательность к деталям;
- сильные коммуникативные навыки и умение решать проблемы;
- проактивность и способность работать самостоятельно;
- доброжелательное, поддерживающее отношение к коллегам;
- умение работать с несколькими задачами одновременно и расставлять приоритеты

Условия:

– официальное оформление;
– работа в офисе компании;
– конкурентный фиксированный оклад;
– Москва, район м. Баррикадная;
– график: 5/2, с 10.00 до 19.00;
– стабильная работа в небольшой команде;
– оплачиваемый онбординг (7–10 дней) за счёт компании;
– поддержка личного наставника, руководства и всей команды на всех этапах;
– драйвовая команда единомышленников, сочетание высокого профессионализма и неформальной дружеской атмосферы

Будет преимуществом:

- Опыт работы в премиальном офисе или международной компании;
- Знание европейских языков (немецкий, испанский, итальянский, французский и др.);
- Опыт организации корпоративных мероприятий