Мы ищем strong middle / senior Бизнес ассистента. Необходим сотрудник, который станет единым центром управления операционной деятельностью команды, возьмет на себя контроль исполнения задач, координацию сотрудников, организацию процессов и регулярную отчетность перед руководителем
Обязанности:
Управление операционной деятельностью Family Office
- Контроль исполнения задач Family Office и ежедневной операционной деятельности команды.
- Проведение ежедневных планерок и координация работы сотрудников.
- Постановка, распределение и контроль выполнения задач в Bitrix24.
- Контроль сроков, дедлайнов и ключевых показателей выполнения задач.
- Подготовка регулярной отчетности для руководителя.
- Консолидация информации от команды и организация эффективного взаимодействия между подразделениями.
- Контроль работы бизнес-ассистентов руководителя.
Развитие и оптимизация бизнес-процессов
- Выявление узких мест и проблем в рабочих процессах.
- Инициирование и сопровождение изменений для повышения эффективности.
- Участие в развитии системы управления задачами.
- Контроль соблюдения внутренних регламентов.
- Организация недельного, месячного и квартального планирования.
- Внедрение новых сервисов, инструментов и AI-решений для автоматизации процессов.
Документооборот и административная поддержка
- Контроль своевременного предоставления документов и необходимой информации.
- Ведение и систематизация документооборота.
- Подготовка аналитических материалов и отчетов.
- Сбор, структурирование и консолидация данных по запросам руководителя.
- Формирование прозрачной системы учета задач и процессов.
Взаимодействие с банками и подрядчиками
- Коммуникация с банками и запрос необходимых документов и выписок.
- Взаимодействие с российскими и международными подрядчиками.
- Координация административных вопросов и получение необходимой информации.
- Участие в проведении интервью кандидатов при необходимости.
Личная поддержка руководителя (до 5%)
- Координация выполнения личных задач через действующих ассистентов.
- Выполнение отдельных личных поручений руководителя при необходимости.
Требования: - Опыт работы на позициях Executive Assistant, Business Assistant, Chief of Staff, Операционного менеджера, Project Manager или Product Manager от 3 лет.
- Опыт управления задачами команды и координации работы нескольких участников одновременно.
- Опыт выстраивания, оптимизации и контроля бизнес-процессов.
- Опыт взаимодействия с подрядчиками, банками и международными контрагентами.
- Уверенные навыки деловой коммуникации и самостоятельного решения организационных вопросов.
- Английский язык — уровень Upper-Intermediate (B2) и выше для общения с иностранными партнерами.
- Опыт работы с Family Office, международными структурами или проектами.
- Опыт работы в Bitrix24.
- Уверенное владение Excel / Google Sheets.
- Опыт работы с QuickBooks или Xero.
- Практический опыт использования AI-инструментов для автоматизации процессов и повышения эффективности.
- Готовность к высокой вовлеченности в рабочие процессы и возможным командировкам.
Условия: - Заработную плату от 250 000 до 300 000 ₽ на руки (финальный уровень обсуждается по итогам интервью).
- Формат оформления — обсуждается с успешным кандидатом.
- Полностью удаленный формат работы.
- График 5/2, полный рабочий день.
- После окончания рабочего дня важно оставаться на связи до 23:00 для решения срочных вопросов (регулярной работы в вечернее время не предполагается).
- Возможность участия в международных проектах и редких зарубежных командировках.
- Работу в динамичной среде Family Office с высокой степенью самостоятельности и влияния на бизнес-процессы.
- Возможность внедрять современные инструменты автоматизации и AI-решения, влияя на эффективность работы всей команды.
Этапы отбора:
- Онлайн-интервью с HR-экспертом Smart & Talented.
- Zoom собеседование с руководителем.
- Zoom встреча с профайлером.
- Zoom собеседование с фаудером.
