WolfMedia — издательство новых медиа. Мы развиваем десятки каналов, сообществ и групп в социальных сетях, запускаем рекламные кампании и создаём контентные проекты для клиентов.
Сейчас мы ищем операционного менеджера бэк-офиса — человека, который возьмёт на себя административный контур компании: офис, документы, оплаты, найм, подрядчиков, сервисы, технику, доступы, мероприятия и внутреннюю отчётность.
Это не позиция бухгалтера, юриста или HRD. Но нам нужен человек, который умеет работать в связке с бухгалтерией, юристами, руководителями отделов, подрядчиками и сотрудниками, чтобы задачи не терялись, документы были подписаны, оплаты проходили вовремя, офис работал, а руководителям не приходилось держать всё это в голове.
Что предстоит делать
Офис и административные процессы
- Следить, чтобы в офисе всегда было чисто, комфортно и всё было на месте.
- Организовывать закупки для офиса: вода, чай, кофе, снеки, бумага, мыло, бытовая химия, канцтовары и другие расходники.
- Следить за переговорной: вода, стаканы, салфетки, порядок перед встречами.
- Контролировать клининг, качество уборки и своевременность выхода исполнителей.
- Решать бытовые и технические вопросы офиса: что-то сломалось, закончилось, нужно заказать, починить или заменить.
- Взаимодействовать с арендодателем, управляющей компанией, мастерами, сервисными службами и подрядчиками.
Финансы, оплаты и бухгалтерия
- Вести таблицы по регулярным оплатам, авансам, зарплатам, подрядчикам, сервисам и хозяйственным расходам.
- Помогать с организацией выплат сотрудникам и подрядчикам.
- Контролировать сроки оплат и напоминать ответственным.
- Собирать счета, акты, чеки и закрывающие документы.
- Передавать документы бухгалтеру и помогать держать порядок в финансово-административных процессах.
- Контролировать регулярные платежи: сервисы, подписки, телефония, камеры, SIM-карты, офисные расходы.
Документы и договоры
- Организовывать подписание договоров, актов, заявлений и других документов с сотрудниками, подрядчиками и исполнителями.
- Вести и систематизировать договорную базу.
- Следить, чтобы все необходимые документы были подписаны и лежали в правильном месте.
- Контролировать сроки действия договоров и необходимость их обновления.
- Взаимодействовать с бухгалтерией и юристами по документам.
- Помогать в обновлении внутренних регламентов, шаблонов договоров и инструкций.
Найм и оформление сотрудников
- Публиковать вакансии на HeadHunter и других площадках.
- Следить за откликами, делать первичный отбор кандидатов.
- Писать кандидатам, задавать уточняющие вопросы, проводить первичный обзвон.
- Организовывать собеседования с руководителями отделов.
- Вести таблицу кандидатов и статусов по найму.
- Помогать с оформлением выбранного кандидата: документы, договор, связь с бухгалтерией.
- Контролировать, чтобы новый сотрудник получил нужные доступы, инструкции и понимал дальнейшие шаги.
Сотрудники, доступы и техника
- Вести список сотрудников, подрядчиков, контактов, дней рождения и дат выхода.
- Организовывать выдачу техники, SIM-карт, аккаунтов и доступов.
- Следить, кому что выдано и кто за что отвечает.
- При увольнении сотрудника контролировать возврат техники, закрытие доступов, документов и выплат.
- Помогать новым сотрудникам с адаптацией: документы, доступы, инструкции, контакты ответственных.
- Организовывать поздравления сотрудников с днями рождения и важными датами.
Сервисы, подписки и регулярные платежи
- Вести список корпоративных сервисов, подписок, SIM-карт, камер, телефонии и регулярных платежей.
- Контролировать сроки оплат, чтобы ничего важного не отключалось.
- Проверять актуальность сервисов и отключать ненужное после согласования.
- Следить за доступами: кому что выдано, какие доступы нужно создать, изменить или закрыть.
- Искать более выгодные тарифы или альтернативы, если расходы можно оптимизировать.
Подрядчики и внешние исполнители
- Искать подрядчиков под разные задачи: клининг, ремонт, IT, юристы, курьеры, печать, мебель, мероприятия и разовые офисные задачи.
- Сравнивать варианты по цене, срокам и качеству.
- Договариваться об условиях и контролировать выполнение работ.
- Собирать документы от подрядчиков и передавать их бухгалтерии.
- Формировать базу проверенных исполнителей.
Мероприятия и командировки
- Организовывать корпоративы, внутренние мероприятия, праздники и командные встречи.
- Подбирать площадки, бронировать места, согласовывать бюджет.
- Организовывать подарки и поздравления сотрудников.
- Помогать с командировками: билеты, проживание, маршруты, трансферы, документы.
- Контролировать оплаты и отчётность по мероприятиям и поездкам.
Порядок, таблицы и отчётность
- Создавать и поддерживать таблицы, чек-листы, базы документов и простые инструкции.
- Вести понятную отчётность по оплатам, авансам, сервисам, договорам, найму, закупкам и офисным задачам.
- Раз в неделю обновлять статусы: что сделано, что в работе, где есть просрочки, где нужно решение руководителя.
- Следить, чтобы важная информация не терялась в чатах.
- Фиксировать договорённости, сроки и ответственных.
- Предлагать, как сделать процессы проще, быстрее и понятнее.
Что важно для нас
- Опыт в административной, офисной, операционной, HR-ассистентской или финансово-административной роли от 1 года.
- Умение вести таблицы, списки, документы, сроки и статусы задач.
- Внимательность к деталям: документы, оплаты, даты, договоры, доступы.
- Умение самостоятельно искать информацию, подрядчиков и исполнителей.
- Способность доводить задачи до результата без постоянного контроля.
- Нормальная деловая коммуникация с сотрудниками, руководителями, бухгалтерией, юристами и подрядчиками.
- Практичность: умение не переплачивать, сравнивать варианты и разумно расходовать бюджет.
- Спокойное отношение к разноплановым задачам: сегодня договор, завтра клининг, послезавтра HH, потом билеты, SIM-карты и сервисы.
- Уверенное владение Google Sheets / Excel, мессенджерами, почтой и документами.
Будет плюсом, если у вас есть опыт работы с ЭДО, HeadHunter, CRM/таск-менеджерами, кадровыми документами или бухгалтерией.
Кому подойдёт эта работа
Эта позиция подойдёт человеку, который любит порядок, умеет самостоятельно разбираться в задачах и не ждёт, пока ему распишут каждый шаг.
У нас много разных процессов: офис, документы, оплаты, найм, подрядчики, командировки, сервисы, техника, доступы. Важно не просто “выполнять поручения”, а брать задачу в работу, уточнять детали, находить решение, доводить до результата и фиксировать всё в понятной системе.
Кому не подойдёт
- Если вам комфортно работать только по очень подробной инструкции.
- Если вы не любите таблицы, документы и контроль сроков.
- Если вам сложно самостоятельно искать информацию и исполнителей.
- Если вы быстро теряетесь, когда задач много и они разноплановые.
- Если вы не готовы заниматься бытовыми и офисными вопросами наряду с документами, наймом и оплатами.
Условия
- Оплата: от 80 000 ₽ на руки.
- Выплаты 2 раза в месяц.
- Полная занятость, график 5/2.
- Оформление по ТК РФ или как самозанятый / ИП — обсуждается индивидуально.
- Офис, техника и необходимый софт предоставляются.
- Неформальная коммуникация, без лишней бюрократии.
- Корпоративные мероприятия и участие во внутренней жизни команды.
Что будет результатом вашей работы
- В офисе есть всё необходимое, всё работает, всё чисто и организовано.
- Оплаты, авансы, сервисы и регулярные платежи не забываются.
- Документы подписаны, разложены и быстро находятся.
- Найм движется: вакансии опубликованы, кандидаты обработаны, собеседования назначены.
- Новые сотрудники выходят без хаоса: документы, доступы, техника и инструкции готовы.
- Подрядчики найдены, задачи выполнены, документы переданы бухгалтерии.
- Руководители отделов понимают статусы задач и не держат весь бэк-офис в голове.
Как откликнуться
Откликнитесь на вакансию и коротко напишите:
- С какими административными или операционными задачами вы работали.
- Был ли опыт с документами, оплатами, наймом или офисными процессами.
- Какие таблицы, сервисы или таск-менеджеры вы использовали.
- Почему вам интересна такая разноплановая роль.
