Секретарь CEO (бизнес-ассистент генерального директора)

Обязанности:

Управление временем CEO;​​​​​​​​​​​​​​

Формирует и ежедневно актуализирует календарь CEO: встречи, совещания, выезды, переговоры, стратегические блоки, личные и резервные окна;

Предварительно оценивает целесообразность входящих встреч: цель, участники, ожидаемое решение, материалы, необходимое время CEO;

Не допускает включения в календарь встреч без понятной цели, владельца вопроса и ожидаемого результата;

Подтверждает встречи с участниками, контролирует готовность материалов и напоминает о них заблаговременно;

Организует командировки, деловые поездки, производственные выезды и визиты партнёров;

Принимает, систематизирует и приоритизирует входящую корреспонденцию, обращения, документы и запросы для CEO;

Готовит к рассмотрению CEO краткие справки по вопросу: суть, инициатор, срок, требуемое решение, приложенные материалы и риски;

Проверяет проекты приказов, писем, служебных записок, договорных и иных документов на комплектность, корректность оформления, наличие виз и приложений;

По поручению CEO готовит проекты писем, запросов, протокольных решений, поручений, приказов и презентационных материалов;

Ведёт единое структурированное электронное хранилище документов CEO с понятными правилами доступа, версионности и конфиденциальности;

Обеспечивает, чтобы на подпись CEO поступали только подготовленные документы: с понятной сутью, ответственным, финансовыми последствиями и согласованиями;

Совещания и протоколы;

Формирует годовой и месячный календарь регулярных управленческих совещаний CEO;

Организует еженедельные оперативные, ежемесячные производственно-экономические, проектные и иные совещания;

Не позднее установленного срока собирает повестку, отчёты, план-факт показатели, материалы по проблемам и предложениям решений;

Ведёт протокол совещания в формате: решение — действие — ответственный — срок — критерий завершения;

Рассылает утверждённые протоколы участникам и вносит поручения в реестр контроля;

Контроль поручений;

Фиксирует формулировку результата, владельца поручения, срок, промежуточные контрольные точки и статус исполнения;

Еженедельно представляет CEO краткий отчёт: выполнено, просрочено, под риском, требует решения CEO;

Напоминает ответственным о сроках, запрашивает подтверждение фактического статуса и доказательства выполнения;

Эскалирует CEO просрочки, отсутствие ответа, конфликт ресурсов или ситуацию, когда поручение формально закрыто, но результат не достигнут;

Коммуникации и приёмная;

Организует внешние и внутренние коммуникации CEO: телефонные переговоры, встречи, приём посетителей, переписку, приглашения;

Выступает первым фильтром входящих запросов к CEO, корректно направляя вопросы в соответствующие подразделения и оставляя CEO только вопросы его уровня;

Поддерживает деловой стиль общения с сотрудниками, собственниками, клиентами, поставщиками, банками, аудиторами и государственными органами;

Административное обеспечение;

Организует рабочее место CEO, обеспечивает готовность переговорных, средств связи, материалов и оборудования к встречам;

Взаимодействует с IT, службой безопасности, HR, бухгалтерией и др. по вопросам обеспечения деятельности CEO;

Участвует в подготовке корпоративных мероприятий, рабочих сессий, визитов клиентов, партнёров и аудиторов;

Требования:

Наши ожидания от кандидата:

Опыт работы персональным/бизнес-ассистентом руководителя от 3 лет;

Свободный английский язык (не ниже уровня B2) — желательно;

Развитые навыки тайм-менеджмента, умение координировать задачи в режиме многозадачности;

Высокая грамотность, знание бизнес-этикета и правил делового общения;

Проактивность, умение самостоятельно принимать решения в рамках своих компетенций; Готовность к ненормированному рабочему дню (при производственной необходимости).

Условия:

Уровень заработной платы обсуждается с успешным кандидатом;

Место работы - офис на ул. Чаадаева, д. 3Б;

Оформление - трудовой договор;

График работы - пятидневная рабочая неделя с 8 до 17, сб., вс. выходной;

ДМС.