Офис-менеджер

Приветствую, меня зовут Баширов Руслан Рафаэльевич, я генеральный директор компании ООО ГК “Горизонт”

14 лет мы занимаемся грузовыми автомобильными перевозками по России.

В связи с развитием компании и расширением головного офиса, наша команда в поисках ОФИС-МЕНЕДЖЕРА.

Функционал достаточно широкий, так как мы ищем сотрудника, который будет связующим звеном между отделами.

ФУНКЦИОНАЛ:

Поддержка руководителя (основной)

• Ведение и актуализация календаря, организация совещаний (бронирование переговорных, повестки, протоколы).
• Командировки: заказ билетов, бронирование отелей.
• Личные поручения (цветы, встречи, счета, документы).
• Подготовка документов от имени руководителя.
• Контроль исполнения поручений сотрудниками (напоминания, сбор статусов).
• Анализ для бизнеса: мониторинг программ, анализ конкурентов, поставщиков.
• Написание инструкций, чек-листов; ведение Базы знаний в Битрикс24
  
  Взаимодействие с отделами (вспомогательный по необходимости)
  Логистика : документооборот по отгрузкам (сканирование, отправка), реестры документов. Оформление ЭТРН/ЭПД и контроль статусов в CRM «Умная Логистика».
  Бухгалтерия :сбор первичной документации (счета, акты, УПД). Работа в системах ЭДО (Контур.Диадок, СБИС). Контроль дебиторской задолженности, подготовка задач на погашение.
  Продажи / Тендеры : помощь в подготовке коммерческих предложений. Сбор комплектов документов для тендеров, закупок и договоров.
  Офис (общие функции) : обеспечение жизнедеятельности офиса (вода, клининг, оргтехника, мебель). Учет мобильной связи, настройка виртуальной АТС. Ведение табеля учета времени и СКУД. Организация корпоративных мероприятий.
  Актуализация документации компании в Битрикс24.

Ключевая особенность должности — многозадачность и работа «на подхвате»: офис-менеджер оперативно реагирует на входящие поручения от генерального директора и руководителей отделов и является связующим звеном между подразделениями компании (отделов логистики, бухгалтерии, транспортным отделом, тендерным специалистом, юристом компании).

Требования к должности:

• Образование: среднее специальное или высшее (документационное обеспечение, менеджмент, логистика — как преимущество).

• Опыт: от 1 года на аналогичных задачах (офис-менеджер, ассистент/помощник руководителя, секретарь, логист).

• Владение ПК: уверенный пользователь Word, Excel; желательно — опыт работы в 1С:Предприятие, почтовых клиентах, CRM-системах; плюсом будет опыт работы с Битрикс24 и системами ЭДО (Контур.Диадок, СБИС).

• Владение ИИ

• Личные качества: стрессоустойчивость, многозадачность, инициативность (видеть, что нужно сделать, и делать это без напоминаний), пунктуальность, ответственность, доброжелательность в общении, аналитическое мышление, внимательности
  
  Приглашаем ВАС стать частью нашей команды.
  Готовы рассмотреть кандидатов , желающих быть активно включенными в рабочие процессы и готовыми к решению задач.
  
  Присылайте ваш отклик и мы свяжемся с вами в кратчайшие сроки.