Офис-менеджер/секретарь/администратор

В рекламное агентство требуется офис-менеджер (секретарь/администратор).

Обязанности:

Документационное обеспечение управления:

- работа с приказами, распоряжениями: оформление, подписание, ознакомление сотрудников, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;

- работа с входящей корреспонденцией: приём, регистрация, передача адресату, учёт (реестр), хранение;

- работа по сбору и получению корреспонденции с юридического, почтового и фактического адресов. Работа с почтой;

- работа с исходящей корреспонденцией (письма, сообщения): регистрация, передача, учёт (реестр), хранение;

- оформление и регистрация, отправление писем;

- учет договоров входящих и исходящих, регистрация в реестре;

-прием актов/упд от бухгалтера, учет по датам и номерам;

-доверенности, учет доверенностей;

- составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов писем в пределах своей компетенции;

- прием телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников учреждения, которым они предназначаются;

-фиксирование полученной по телефону информации в отсутствие абонента и доведение её содержания до его сведения;

- организация встреч посетителей и гостей;

- ведение делопроизводства, выполнение различных операций с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

- соблюдение конфиденциальности входящей и исходящей информации.

Обеспечение жизнедеятельности офиса:

- заказ воды по мере необходимости;

- заказ канцелярских товаров 1 раз в месяц согласно заявкам сотрудников;

-оформление и согласование договоров с взаимодействующими структурными подразделениями, с контрагентами на предмет: предоставление транспортных услуг, услуг связи, поставки воды, доставки канцелярских товаров, оплаты коммунальных платежей и т. д.;

- информирование, организация мероприятий за соблюдением сотрудниками регламента о режиме работы предприятия. Знакомство сотрудников и коллег с новой информацией в предприятии.

- работа с курьером, координация работы курьера: - составление маршрутов следования; - формирование пакета документов, согласно поступившим заявкам от сотрудников. Информирование руководителя о исполнении работ;

-участие в подготовке корпоративных мероприятий;

-обеспечение услугами мобильной связи сотрудников предприятия;

- учет товаро - материальных ценностей на предприятии с бухгалтером. (регистрация в журнале учета, присвоение номера);

- взаимодействие с системным администратором на предмет беспрерывной работы оргтехники, заправка картриджей;

- взаимодействие с юристом;

- взаимодействие с поставщиками и подрядчиками предприятия;

- выполнение поручений руководителя.

ПРИЕМ ЗАКАЗОВ (по договоренности):

- прием заказов на печать, дизайн, размещение рекламы;

- прием, оформление, движение заказов и выдача результатов заказчику или прием звонка, установка контакта и передача готового заказа менеджеру для исполнения.

-

• ответственность, грамотность, пунктуальность;
• уверенный пользователь ПК, знание офисных и графических программ, знание 1с.

• офис в центре города;
• своевременная оплата труда;
• комната приема пищи и отдыха, кофемашина.