Младший менеджер по документообороту в Административное направление, Москва

VK — крупнейшая российская технологическая компания. Мы помогаем миллионам людей решать повседневные задачи в онлайне. Сейчас в команду ищем младшего менеджера по документообороту.

Задачи

Вести корпоративное делопроизводство административного отдела: письма, приказы, доверенности, составление и согласование в наших внутренних системах

Проверять договоры и документы на ошибки и на предмет корректности данных (реквизиты, подписи, опечатки)

Полностью сопровождать договорную работу от создания до подписания: создавать, согласовывать, править, контролировать подписание и прохождение по внутренним системам. Взаимодействовать со смежными департаментами группы компаний VK по вопросам согласования документов в системе

Работать со счетами, проверять на предмет корректности данных: реквизиты, выставленная сумма, наименование товаров/услуг, основание для оплаты

Работать в 1С: создание необходимых заявок и заказов для проведения оплат, контроль согласования и оплат, отражение факта при получении документов, проверка полученных документов на корректность всех данных (реквизиты, выставленная сумма, наименование товаров/услуг, основание для оплаты)

Работать в Диадок (ЭДО): обмен документами с контрагентами, приёмка и направление документов на подписание

Взаимодействовать с работниками финансового департамента и бухгалтерии в части запросов добавления денежных средств на определённые статьи затрат, а также на корректность используемых статей расхода

Взаимодействовать с другими смежными отделами: бухгалтерией, юридическим и финансовым департаментом по всем возникающим вопросам

Поквартальный и ежегодный запрос актов сверок у контрагентов по требованию со стороны бухгалтерии группы компаний VK, запрос необходимого пакета документов у контрагентов при необходимости

Вести деловую переписку с коллегами, контрагентами и сотрудниками группы компаний VK с соблюдением норм делового этикета

Требования

Внимательность к деталям, чёткость и организованность в работе, умение работать с большим объёмом информации

Свободное владение офисным пакетом (Word, Excel, Outlook), Excel — обязательно

Опыт работы с 1С, Directum RX, Диадок/Сбис и другими SAP-системами приветствуется

Знание основ делового документооборота

Умение общаться с людьми