Офис-менеджер

Группа компаний «Белорусский фирменный» — это растущий холдинг с федеральным масштабом. Мы работаем в нескольких направлениях:

• Ритейл: федеральная сеть продуктовых магазинов «Белорусский фирменный» в формате «у дома» с продукцией напрямую от ведущих производителей Беларуси. Сейчас более 40 торговых точек.

• Ресторанный бизнес: 2 ресторана в Южно-Сахалинске

• Гостеприимство: SPA-отель премиум-уровня на Кунашира (Курильские острова)

• Пищевое производство: собственная марка «Белый стол».

Мы представлены в Омске, на Сахалине, в Якутии и продолжаем активно расширять географию.

Сейчас мы приглашаем офис-менеджера для сопровождения совета директоров и работы офиса.

Обязанности:

1. Административная поддержка руководителей:

• Ведение календарей руководителей (рабочие и личные встречи), формирование общего календаря, разработка приоритетности событий.

• Выполнение личных поручений руководителя.

• Организация приёма гостей (внешние посетители, кандидаты, бизнес-встречи с подрядчиками), включая приглашение других сотрудников при необходимости.

2. Документооборот и делопроизводство:

• Ведение внутреннего и электронного документооборота: регистрация, архив, отправка.

• Оформление приказов, распоряжений и других документов по всем направлениям деятельности.

• Оформление и отправка почтовой корреспонденции, СДЭК, курьерские службы.

3. Организация процессов и мероприятий:

• Онбординг новых сотрудников: подготовка рабочего места, экскурсии по офису.

• Организация командировок (билеты, отели, трансфер).

• Организация дегустаций и помощь в организации корпоративных мероприятий.

• 
  

4. Офисная жизнедеятельность:

• Закупка офисных расходников и административных услуг.

• Поддержание визуального порядка в офисе, взаимодействие с клининговой службой.

• Внутренние административные рассылки, публикация контента во внутренних чатах.

5. Финансово-учётные и отчётные функции:

• Заполнение заявок для техника, сведение сумм, заведение счетов и чеков на оплату в Битрикс24.

• Отчётность по банковским картам, контроль баланса и обязательных платежей.

• Участие в процессе согласования счетов.

Требования:

• Опыт работы офис-менеджером, административным менеджером или ассистентом руководителя от 2 лет.

• Уверенное владение 1С ЗУП, Битрикс24 (Б24), MS Office, оргтехникой.

• Знание основ документооборота и делопроизводства.

• Отличные коммуникативные навыки, грамотная устная и письменная речь.

• Умение работать в режиме многозадачности, расставлять приоритеты, стрессоустойчивость.

• Высокая степень ответственности, внимательность, инициативность.

• Опыт организации командировок будет преимуществом.

Условия:

• Оформление по ТК РФ.

• Офис в районе КЦ "Галактика"

• Скидка на ассортимент компании

• Участие в дегустациях

• Система премирования

• Оплата переработок, если они случаются