В офис на постоянную работу требуется офис-менеджер. Мы нуждаемся в ответственном человеке, который поможет нам и будет выполнять следующие обязанности:
- Организация встреч: заказ разовых пропусков, встреча гостей, сопровождение к месту встречи, приготовление чая/кофе.
- Организационная поддержка совещаний и встреч: обеспечение рабочего порядка в переговорных комнатах, помощь с подготовкой совещаний.
- Делопроизводство и документационное обеспечение: прием и регистрация входящей и исходящей корреспонденции, перенаправление входящей корреспонденции по отделам компании, подготовка коротких типовых документов (письма, справки), копирование и сканирование документов, ведение локального и электронного архива. Отправление исходящей документации включая работу с курьерскими службами и почтой России, координация работы курьеров.
- Коммуникация и работа с персоналом компании, заказ и оформление постоянных пропусков, решение вопросов в рамках компетенции, поддержание порядка в зоне приема гостей.
- Travel-поддержка: по поручению руководителя покупка билетов, бронирование гостиниц, ведение реестра командировок для сотрудников
- Выполнение поручений руководства. По указанию начальника решение оперативных задач.
- Административно-хозяйственное обеспечение офиса: закупка и контроль расходных материалов для офисной техники, заказ канцелярских товаров и расходных материалов хозяйственных нужд офиса, поддержание постоянного стока продуктов необходимых для встречи гостей (чай/кофе), обеспечение рабочего состояния офисной техники и оборудования - вызов мастеров для ремонта, контроль технического состояния мебели и пр. оборудования; ведение отчетности по затратам на жизнеобеспечение офиса, обеспечение порядка в комнате отдыха сотрудников
Важные навыки, которые помогут справляться с этими задачами:
- доброжелательность, организованность и стрессоустойчивость,
- грамотная устная и письменная речь,
- навыки работы с офисным ПО (Word, Excel),
- навыки работы с оргтехникой (принтер, сканер),
- умение быстро ориентироваться в информации.
