21 сент.
Операционный менеджер (с опытом в строительстве)
от 60 000 ₽
Санкт-Петербург
Удалённо
Middle
ДЕФАН является уникальной российской deep tech компанией, которая не только разработала и запатентовала, но и произвела новый тип кремниевого фотодетектора, отличительной особенностью которого является сочетание таких характеристик как широкий динамический диапазон, высокое быстродействие и очень высокая чувствительность, которая сохраняется даже в условиях сильной фоновой засветки.
На базе наших фотодетекторов и электроники собственной разработки ДЕФАН разрабатывает востребованные на рынке твердотельные и механические лидары, которые используются в роботизированной складской технике, системах помощи водителю, навигации беспилотного транспорта, измерении объёмов сыпучих материалов и других индустриальных применениях.
В наш коллектив требуется внимательный и организованный специалист для поддержки операционной работы компании
Основные обязанности:
Сбор и систематизация информации. Запрашивать данные у коллег, объединять их в таблицы и реестры, проверять полноту заполнения, уточнять недостающие сведения и замеченные расхождения.
Сопровождение документооборота. Проверять комплектность документов и основные реквизиты по установленным требованиям, направлять документы на согласование, собирать комментарии и отслеживать внесение правок.
Организация подписания. Сопровождать подписание бумажных документов и документов в ЭДО, отслеживать возврат подписанных экземпляров и размещать их в корпоративном хранилище.
Отслеживание задач и сроков. Обновлять статусы в Битрикс24 и рабочих реестрах, фиксировать ответственных, сроки и следующие шаги. Напоминать коллегам о договоренностях, уточнять причины задержек и сообщать руководителю о возникающих трудностях.
Подготовка кратких сводок. Формулировать суть документа или вопроса в 2–3 предложениях: что происходит, на каком этапе находится задача и что требуется дальше. Собирать информацию для подготовки ответов и отработки комментариев.
Сбор данных по бюджету и расходам. Объединять сведения от коллег по готовым шаблонам, относить расходы к согласованным статьям и проектам, проверять суммы и наличие подтверждающих документов, отмечать расхождения.
Координация отправок и доставок. Организовывать отправку и получение документов и других материалов, взаимодействовать с курьерскими службами, отслеживать сроки и подтверждать получение.
Поддержание порядка в корпоративном хранилище. Размещать документы по принятой структуре, соблюдать правила наименования файлов, поддерживать актуальность версий и ссылок.
Помощь в улучшении рабочих процессов. По поручению руководителя обновлять простые инструкции, шаблоны и чек-листы, предлагать улучшения для повторяющихся задач.
Требования к кандидату:
Опыт административной или операционной работы, сопровождения документов либо координации задач от 1 года.
Уверенное владение Excel.
Знание английского языка не ниже B1.
Умение работать с большим объемом информации: структурировать данные, проверять их полноту и достоверность, замечать расхождения.
Внимательность к цифрам, реквизитам, датам и версиям документов.
Грамотная письменная речь и способность кратко и понятно изложить суть вопроса.
Навыки деловой коммуникации: умение четко запрашивать информацию, уточнять детали и корректно напоминать о договоренностях.
Организованность: умение вести список своих задач, отслеживать сроки и согласовывать приоритеты с руководителем.
Готовность осваивать новые инструменты, работать по инструкциям и задавать вопросы, если информации недостаточно.
Ответственное отношение к поручениям: своевременно сообщать о трудностях и риске нарушения сроков.
Ответственное отношение к внутренней и конфиденциальной информации.
Будет преимуществом
Опыт работы с Битрикс24, 1С, системами ЭДО, корпоративными файловыми хранилищами.
Владение сводными таблицами и продвинутыми формулами в Excel.
Английский язык на уровне B2 и выше.
Опыт работы со счетами, актами, накладными и реестрами расходов.
Опыт подготовки простых инструкций, шаблонов и чек-листов.
Ожидаемые результаты работы
Порученные задачи выполняются в согласованные сроки, а о возникающих трудностях руководитель узнает своевременно.
По текущим задачам и документам понятно, на каком они этапе и от кого ожидается следующее действие.
Информация в таблицах и реестрах актуальна, недостающие данные и расхождения своевременно выявляются и уточняются.
Документы хранятся в установленном порядке, нужные файлы легко найти.
Руководитель получает краткие и понятные сводки по текущим вопросам, требующим его внимания или решения.
В этой роли Вы получите:
Ждём вас в нашу команду! 🌟
Умножим шансы на каждом этапе поиска и поможем получить выгодный оффер
Узнать большеБудьте осторожны: если работодатель просит войти через Google, iCloud или Госуслуги, прислать код или пароль, запустить ПО или перевести деньги — это мошенники.
Будьте осторожны: если работодатель просит войти через Google, iCloud или Госуслуги, прислать код или пароль, запустить ПО или перевести деньги — это мошенники.
