Офис-менеджер

Приветствую, меня зовут Баширов Руслан Рафаэльевич, я генеральный директор компании ООО ГК “Горизонт”

14 лет мы занимаемся грузовыми автомобильными перевозками по России.

В связи с развитием компании и расширением головного офиса, наша команда в поисках ОФИС-МЕНЕДЖЕРА.

Функционал достаточно широкий, так как мы ищем сотрудника, который будет связующим звеном между отделами.

ФУНКЦИОНАЛ:
Поддержка руководителя компании

• ведение и актуализация календаря встреч и совещаний;

• организация совещаний: бронирование переговорной, подготовка повестки и материалов, при необходимости — протоколирование;

• организационные (заказ билетов, бронирование гостиниц, подарки партнерам и т. п.);

• личные поручения (заказ цветов, организация личных встреч и поздравлений, оплата личных счетов, запись на приём, покупка товаров, помощь в оформлении личных документов, выполнение курьерских поручений);

• подготовка, печать, сканирование и отправка документов и корреспонденции от имени руководителя;

• контроль исполнения поручений руководителя другими сотрудниками: напоминания, сбор статусов, эскалация просрочек;

• контроль договоров с исполнителями по услугам для компании (заключение, контроль выплат);

• анализ для развития бизнеса: мониторинг и анализ программ для работы компании, анализ конкурентов ,сбор информации по различным продуктам, поставщикам услуг в зависимости от потребностей компании

• подготовка и написание чек-листов, инструкций для работы офиса по указанию руководителя

• актуализация документации для общего пользования в Битрикс24;

• наполнение социальных страниц, сайта компании;

• ведение учета платежей;

• ведение и актуализация Базы знаний в Битрикс 24.

Взаимодействие с отделом логистики

• ведение документооборота по отгрузкам: сканирование и отправка документов клиентам и в бухгалтерию;

• составление и ведение реестров отправленных документов Документооборот Лемана порядок действий для оплаты;

• участие в оформлении электронных перевозочных документов (ЭТРН/ЭПД) и отслеживании их статусов в CRM «Умная Логистика»;

• внесение и актуализация задач в Битрикс24

• мониторинг и контроль ведения CRM «Умной Логистике»;

• заказ канцелярии, воды и расходных материалов для отдела логистики.

Взаимодействие с отделом бухгалтерии

• сбор первичной документации (счета, акты, УПД) от сотрудников и партнеров, проверка подписей и печатей перед передачей главному бухгалтеру по указанию генерального директора;

• работа с системами ЭДО — Контур.Диадок и СБИС: отправка и прием документов, контроль статусов подписания;

• контроль дебиторской задолженности, учет, направление писем, подготовка задач для отделов по погашению дебиторской задолженности ИНСТРУКЦИЯ

• контроль статусов отправок в УЛ

Взаимодействие с отделом продаж и тендерным специалистом

• помощь в подготовке коммерческих предложений и типовых ответов клиентам;

• сбор и оформление комплектов документов для участия в тендерах и закупках;

• сбор и оформление комплектов документов для заключения договоров.

Общие административные функции (офис)

• обеспечение жизнедеятельности офиса (вода, чистота, исправность оргтехники, заказ техники, мебели);

• учет и контроль мобильной связи средств, лимитов затрат, настройка виртуальной АТС (добавление пользователей, оптимизация расходов);

• взаимодействие с клининговой службой и техподдержкой;

• заказ хозяйственных товаров и канцелярии;

• ведение учета рабочего времени (табель) для административного персонала, контроль и ведение СКУД (системы контроля и управления доступом);

• организация корпоративных мероприятий.

Ключевая особенность должности — многозадачность и работа «на подхвате»: офис-менеджер оперативно реагирует на входящие поручения от генерального директора и руководителей отделов и является связующим звеном между подразделениями компании (отделов логистики, бухгалтерии, транспортным отделом, тендерным специалистом, юристом компании).

Требования к должности:

• Образование: среднее специальное или высшее (документационное обеспечение, менеджмент, логистика — как преимущество).

• Опыт: от 1 года на аналогичных задачах (офис-менеджер, ассистент/помощник руководителя, секретарь, логист).

• Владение ПК: уверенный пользователь Word, Excel; желательно — опыт работы в 1С:Предприятие, почтовых клиентах, CRM-системах; плюсом будет опыт работы с Битрикс24 и системами ЭДО (Контур.Диадок, СБИС).

• Владение ИИ

• Личные качества: стрессоустойчивость, многозадачность, инициативность (видеть, что нужно сделать, и делать это без напоминаний), пунктуальность, ответственность, доброжелательность в общении, аналитическое мышление, внимательности
  
  Приглашаем ВАС стать частью нашей команды.
  Готовы рассмотреть кандидатов , желающих быть активно включенными в рабочие процессы и готовыми к решению задач.
  
  Присылайте ваш отклик и мы свяжемся с вами в кратчайшие сроки.