Офис-менеджер

Клин Эксперт — сеть профессиональных химчисток и прачечных в Санкт-Петербурге. Ищем офис-менеджера в команду управляющей: человека, который возьмёт на себя организацию офиса и сделает так, чтобы решения с планёрок превращались в выполненные задачи.

Чем предстоит заниматься

Закупки и подрядчики

• закупать оборудование, мебель и технику для офиса (кофемашины, оргтехнику, бытовую технику) по согласованию с управляющей;

• искать и сравнивать подрядчиков на простые работы: ремонт, сервис техники;

Планёрки и контроль поручений

• организовывать планёрки: собирать участников, готовить повестку;

• записывать и расшифровывать планёрки, анализировать расшифровку через ИИ: решения, задачи, ответственные, сроки;

• оформлять протокол и рассылать его участникам в день встречи;

• вести реестр поручений, напоминать ответственным о сроках;

• готовить для управляющей сводку о статусе поручений к каждой планёрке: выполнено, в работе, просрочено.

Календарь сроков

• вести календарь сроков: договоры, оплата сервисов и подписок и их продление, страховки, обслуживание и поверки оборудования в офисе и на пунктах приёма;

• заранее предупреждать ответственных о приближающихся сроках.

Первая линия по IT-вопросам

• принимать заявки сотрудников: доступы, телефония, принтеры, рабочая техника;

• передавать заявки подрядчику или ответственному и контролировать их решение.

Поддержка найма

• встречать кандидатов на собеседованиях;

• собирать документы у новых сотрудников;

• готовить рабочее место к выходу.

Зарплатный проект

• контролировать заполнение производственных журналов и табелей сотрудниками, а также корректную работу зарплатного файла

Что для нас важно

• опыт от 6 месяцев в офисе, администрировании или на ресепшн;

• уверенная работа в Excel, Word и Google-таблицах;

• опыт работы с ИИ-сервисами, например для расшифровки и анализа текста, или готовность быстро освоить;

• аккуратность и умение доводить задачи до конца, в том числе напоминать коллегам о сроках.

Что предлагаем

• оклад 70 000 ₽ до вычета налога + бонус до 10 000 ₽ ежемесячно за соблюдение регламента;

• оформление по ТК РФ, выплаты два раза в месяц;

• график 5/2, офис на ул. Магнитогорской, 51Л;