Специалист по документообороту (с функциями офис-менеджера)

Мы являемся разработчиками специализированного программного обеспечения для автоматизации работы электронной торговли - RetailCRM.

RetailCRM — это прежде всего люди. Умные, опытные, настоящие профи своего дела. Эти люди создают лучший в своей нише продукт, с которым работают пользователи как в России, так в странах СНГ, Евросоюза и Латинской Америки. Нашими клиентами являются Адамас, Lacoste, re:Store, holodilnik.ru и ещё более 10 000 компаний.

Сейчас нашей команде нужен помощник в административный отдел. У нас дружелюбная атмосфера, комфортный офис в центре города и есть возможности для развития. Задачи будут связаны с поддержанием порядка в офисе и работой с документооборотом, в том числе с первичной бухгалтерской документацией. Будем рады человеку, который поможет нам поддерживать уют и порядок в жизни офиса 😊

Основные задачи:

• Работа с документами: запрос документов по ОСВ, подготовка писем на возврат и уточнение назначения платежа, заполнение заявлений и документов для старта сотрудничества и т.д;

• Работа с актами: выгрузка актов, проверка, подготовка и отправка по запросам клиентов, работа с актами в биллинге;

• Работа с отчетностью: подготовка отчетов партнеров, проверка готового авансового отчета, загрузка документов в HR Tek и контроль их подписания, ведение реестров и др;

• Работа с почтой и курьерами: прием, регистрация, распределение входящей и исходящей корреспонденции, организация отправки почты, взаимодействие с курьерскими службами;

• Обеспечение жизнедеятельности офиса: оформление заказов - техника, вода, чай/кофе/печенье/канцелярия, контроль чистоты и порядка;

• Оформление командировок: поиск авиа и жд билетов, поиск и бронирование гостиницы, запрос счетов, отправка в оплату;

• Поддержка команды: помощь сотрудникам и консультация в решении административных вопросов;

• Выполнение поручений руководителей компании.

Требования:

• Отличные коммуникативные навыки: умение четко и вежливо общаться как устно, так и письменно, грамотность;

• Мультизадачность: способность эффективно работать в условиях частого переключения между задачами;

• Инициативность и проактивность: умение видеть, что нужно сделать, и предложить решение, не дожидаясь указаний (в рамках своих обязанностей);

• Внимание к деталям: точность в работе с документами, цифрами, поручениями;

• Ответственность за свою работу.

Условия:

• График работы: пятидневная рабочая неделя с 9:00 до 18:00;

• Оформление по трудовому договору с первого рабочего дня, полностью "белая" зарплата;

• Комфортное и современное рабочее пространство в центре города;

• Кофемашина с хорошим зерновым кофе и капучино, чай, снеки, большая кухня с микроволновкой и холодильником;

• Релакс-зона с массажным креслом, а также настольный теннис;

• Современная техника - всё, что нужно для продуктивной работы;

• Программа ДМС, которая начинает действовать после успешного завершения испытательного срока (3 месяца);

• Полная поддержка на этапе онбординга, обучение.

Наши ценности: рациональность, человечность и прогрессивность.
Если они тебе откликаются, то мы точно сработаемся!