Личный ассистент руководителя / Координатор строительных проектов / Бизнес ассистент

Административная поддержка руководителя:

- Ведение календаря, организация встреч и видеозвонков.

- Контроль исполнения поручений: постановка задач, сроки, ответственные, статусы.

- Подготовка материалов к совещаниям (таблицы статусов, перечни документов, протоколы/заметки).

- Трекинг задач по стадиям и эскалации по просрочкам (что готово / в работе / что нужно).

Координация строительства и проектного документооборота:

- Маршрутизация документов между заказчиком, подрядчиками и внутренними службами.

- Сбор исходных данных по этапам: объемы, сроки, акты/подтверждения, корректировки.

- Контроль корректности и актуальности документооборота по требованиям договора/регламентов.

- Ведение реестров/журналов и поддержание «досье проекта» (электронно и при необходимости бумага).

- Подготовка черновиков писем/ответов, сверки по реестрам и промежуточные итоги по этапам.

Подготовка КС-2 / КС-3 и исполнительной документации:

- Сбор, проверка комплектности и систематизация исходных документов.

- Комплектование пакетов КС-2 и КС-3: реквизиты, периоды, объемы.

- Формирование сопроводительных реестров перед отправкой.

- Сопровождение пакета до приемки: контроль замечаний, доработка состава и повторная отправка.

Коммуникации с заказчиком и подрядчиками:

- Деловая переписка по документам: запрос недостающих данных, уточнение состава пакетов, согласование сроков.

- Организация обмена документами (почта/ЭДО/мессенджеры/хранилища — в рамках процессов).

- Фиксация договоренностей и статусов: кто делает, сроки, следующий шаг.

Контроль сроков, качества комплекта и отчетность:

- Контроль контрольных точек: сбор исходников → формирование пакета → отправка/подписание.

- Проверка на ошибки: реквизиты, даты/периоды, объемы, подписи/печати (при необходимости).

- Сводная отчетность руководителю: готовность пакетов, что согласовывается, что нужно запросить.

Архивирование и порядок:

- Структура папок, контроль версий файлов.

- Хранение подписанных документов и сопроводительных материалов.

- Передача завершенных пакетов в установленный контур хранения/учета.

Офисное обеспечение (содержание офиса):

- Закупка расходников по заявкам и лимитам; контроль наличия базовых материалов.

- Прием входящей корреспонденции/документов и распределение по адресатам.

- Организация курьерских отправок и подготовка документов к передаче (если требует регламент).

- Поддержание порядка в зоне офиса и местах хранения документов.

- Мелкие хозяйственные запросы по согласованию с руководителем/в пределах компетенций.