Операционный ассистент: документооборот и клиентский сервис

Kotlo Studio — бренд дизайнерских украшений. Мы продаем украшения через собственный сайт, маркетплейсы и партнерские каналы.

Ищем операционного ассистента, который возьмет на себя три основные зоны: документооборот, клиентский сервис и административно-операционную поддержку команды.

У позиции есть регулярные задачи, но периодически возникают и новые: собрать или проверить информацию, подготовить таблицу, найти необходимые материалы, провести сверку, помочь с организационным вопросом. Поэтому нам нужен человек, которому комфортно не только работать по готовой инструкции, но и самостоятельно разбираться в задаче и предлагать удобный способ ее решения.

Задачи

Документооборот

• разбирать входящую почту и запросы от контрагентов;

• работать со счетами, актами, УПД, договорами, актами сверки и закрывающими документами;

• работать с ЭДО;

• передавать документы на проверку, согласование и подписание;

• контролировать статусы и сроки: что получено, чего не хватает, что находится на согласовании или ожидает подписания;

• запрашивать недостающие документы у контрагентов;

• вести реестры документов и контрагентов;

• контролировать наличие закрывающих документов по расходам компании;

• участвовать в ежемесячных сверках и закрытии периодов со стороны сбора и контроля документов;

• поддерживать порядок в электронном архиве и структуре папок.

Это не позиция бухгалтера: бухгалтерский учет и профессиональная бухгалтерская проверка остаются в зоне профильных специалистов. Задача ассистента — чтобы документы были собраны, зафиксированы, переданы ответственным и не терялись.

Клиентский сервис

• обрабатывать входящие обращения клиентов;

• отвечать на вопросы по заказам, доставке, оплате, обменам, возвратам и ремонтам;

• проверять статусы заказов и доставок;

• фиксировать обращения, договоренности и следующие действия;

• контролировать, чтобы клиентские вопросы не оставались без ответа;

• передавать нестандартные ситуации ответственным сотрудникам;

• работать в CRM и поддерживать актуальность информации.

Операционная и административная поддержка

Помимо регулярных процессов периодически возникают разовые задачи, где нужно самостоятельно разобраться в вопросе и подготовить информацию для команды или руководителя. Например:

• собрать и структурировать информацию по конкретному вопросу;

• проверить большой массив данных, товаров, документов или материалов по заданным критериям;

• самостоятельно подготовить удобную таблицу или реестр для такой задачи;

• найти необходимые файлы, фотографии или документы в рабочих папках;

• сопоставить информацию из нескольких источников;

• подготовить данные для принятия решения руководителем и затем проконтролировать исполнение;

• поддерживать и актуализировать рабочие таблицы, инструкции и базу знаний;

• координировать небольшие административные вопросы: курьеры, пропуска, вода, расходные материалы и т. п.

Мы не ожидаем, что человек заранее будет знать все наши процессы, ассортимент или особенности работы партнеров. Важно уметь погружаться в новую задачу, задавать необходимые вопросы, искать информацию и приводить ее к понятному результату.

Что для нас важно

• опыт работы с документооборотом: счета, акты, УПД, договоры, закрывающие документы;

• опыт работы с ЭДО или уверенное понимание принципов его работы;

• умение вести реестры и контролировать получение, согласование и подписание документов;

• уверенная работа с Google Таблицами / Excel;

• опыт письменной коммуникации с клиентами или контрагентами;

• грамотная письменная речь;

• внимательность к деталям, срокам и договоренностям;

• умение работать с большим объемом разрозненной информации;

• способность самостоятельно разобраться в новой задаче и предложить способ ее организации;

• готовность к тому, что наряду с регулярными обязанностями периодически появляются новые операционные задачи.

Будет плюсом

• опыт работы в интернет-магазине, товарной компании, fashion, аксессуарах или украшениях;

• опыт работы с CRM;

• опыт сверок с контрагентами и сбора закрывающих документов;

• опыт обработки возвратов, обменов, ремонтов и клиентских претензий;

• опыт самостоятельного создания рабочих реестров, чек-листов и таблиц.

Условия

• удаленная работа;

• полная занятость;

• график: 10:00–19:00 по московскому времени;

• оплата: 70 000–85 000 ₽ на руки в зависимости от опыта;

• оформление по трудовому договору или сотрудничество с самозанятым;

• испытательный срок — 2 месяца;

• небольшая команда и прямое взаимодействие с операционным руководителем.

Вопросы для отклика

Пожалуйста, коротко ответьте на 3 вопроса:

1. С какими документами вы работали и за что отвечали?

2. Приведите пример задачи, где вам нужно было самостоятельно собрать и структурировать большой объем информации. Что это была за задача и как вы ее организовали?

3. С какими клиентскими обращениями или коммуникацией с контрагентами вы работали?