Операционный руководитель Office

Роль для человека, который умеет превращать сложную операционную среду в работающую систему.

Небольшой офис ищет сильного операционного руководителя, который станет центром управления внутренними процессами: обеспечит слаженную работу офиса, систематизирует задачи и документы, выстроит контроль исполнения и снимет с руководителя ежедневную операционную нагрузку.

Это не позиция исполнителя разрозненных поручений. Нам нужен человек, который умеет самостоятельно организовать систему, удерживать несколько направлений одновременно, видеть риски заранее и доводить договоренности до результата.

Зона ответственности

• Операционное управление ежедневной работой офиса.
• Координация творческих, digital, административных и других проектов.
• Постановка задач сотрудникам, проведение еженедельных планерок, контроль сроков, качества и исполнения поручений.
• Ведение учетных таблиц, планирование и подготовка регулярной управленческой отчетности.
• Юридическое и административное сопровождение текущих процессов.
• Взаимодействие с бухгалтерией, юристами в команде, банками, офисом арендодателя и офисом кадрового сопровождения.
• Полный цикл документооборота: подготовка документов на подпись, ведение реестров, систематизация и хранение договоров и внутренней документации.
• Организация и поддержание бумажного и электронного архива, сканирование, копирование и оперативный поиск документов по запросу.
• Безопасное хранение конфиденциальных документов, печатей и важных материалов, контроль порядка и актуальности архивов.

Что для нас важно

• Опыт на аналогичной позиции от 3–5 лет и уверенное ведение нескольких проектов одновременно.
• Системное мышление, сильные организаторские способности и умение самостоятельно выстраивать процессы.
• Отличная деловая коммуникация и способность корректно взаимодействовать с руководителем, командой и внешними контрагентами.
• Уверенное владение Excel, Google Таблицами и системами управления задачами.
• Практическое использование современных AI-инструментов в ежедневной работе.
• Высокий уровень ответственности, конфиденциальность, проактивность и исключительная внимательность к деталям.

Кого мы ищем

Человека, который любит порядок и умеет создавать его вокруг себя. Вы аккуратно работаете с конфиденциальной информацией, самостоятельно организуете хранение документов, быстро находите нужные материалы, держите в фокусе общую картину и детали, фиксируете договоренности и не отпускаете задачу до полного завершения.

Главный результат вашей работы - прозрачные процессы, актуальные документы, соблюдение сроков, управляемая команда и минимальное вовлечение руководителя в ежедневные операционные вопросы.

Если вы умеете не просто поддерживать порядок, а выстраивать систему, которая работает устойчиво и без постоянного ручного контроля, - эта роль для вас.

Фин. ожидания по договоренности:
по рынку, готовы поощрать карьерный рост. 150-200, в зависимости от опыта кандидата

График:
5-2 иногда можно работать дистанционно из дома, зависит от задач и личного присутствия руководителя. Важно быстрое включение в срочные задачи вне рабочего времени. Офис на Никольской.

Ниши руководителя:
- юриспруденция
- продакшн
- медиа
- ценные бумаги

Компания небольшая, много контрагентов. Детали раскрываются на третьем этапе собеседования, на прямом знакомстве с руководителем, после подписания НДА.