Офис-менеджер / координатор заказов

Офис-менеджер / координатор заказов

от 45 000 до 84 000 ₽ и выше на руки в зависимости от результатов

Компания PSP — один из лидеров в сфере производства наружной и интерьерной рекламы в Самаре.

Мы создаём вывески, объёмные световые буквы, рекламные конструкции и комплексное оформление для магазинов, кафе, ресторанов и сетевых компаний.

Сегодня PSP — это команда из более чем 50 специалистов, собственное производство и большое количество проектов, которые ежедневно проходят путь от идеи и расчёта до изготовления и монтажа.

В связи с ростом компании мы ищем офис-менеджера — человека, который станет связующим звеном между клиентами, отделом продаж, производством и бухгалтерией.

Это вакансия не про «заказывать воду и отвечать на телефон».
Нам нужен человек, который любит порядок, умеет держать под контролем несколько процессов одновременно и получает удовольствие, когда все задачи выполнены, клиент получил информацию вовремя, а заказ движется по плану.

Чем предстоит заниматься

Работать с входящими обращениями

• принимать входящие звонки, письма и сообщения;
• проводить первичный разговор с клиентом;
• создавать сделки в amoCRM;
• распределять обращения между менеджерами;
• контролировать, чтобы ни одна заявка не осталась без ответа.

По внутреннему стандарту входящее обращение должно быть обработано в течение 0–15 минут. Регламент_офис-менеджера_2026

Контролировать движение заказов

• принимать заказ в сопровождение после запуска в производство;
• проверять комплектность информации по заказу;
• поддерживать связь с производством;
• дважды в неделю сверять актуальные сроки;
• информировать клиента о ходе работ и возможных изменениях;
• связываться с клиентом перед монтажом;
• контролировать наличие фотоотчёта после выполнения работ.

После запуска заказа в производство офис-менеджер становится первой линией коммуникации с клиентом и сопровождает его до сдачи/монтажа. Регламент_офис-менеджера_2026

Работать с документами и дебиторской задолженностью

• контролировать подготовку закрывающих документов;
• отслеживать подписание документов через ЭДО;
• взаимодействовать с бухгалтерией;
• контролировать задолженность клиентов;
• фиксировать результаты коммуникации с должниками;
• при необходимости передавать информацию юристу.

Регламент предусматривает ежедневный контроль дебиторской задолженности и актуализацию информации по каждому должнику. Регламент_офис-менеджера_2026

Работать с тендерами

• искать подходящие коммерческие тендеры на Bidzaar и B2B-Center;
• согласовывать участие с руководителем отдела продаж;
• собирать и актуализировать пакет документов;
• подавать заявки;
• контролировать статус ранее поданных тендеров;
• координировать подготовку тестовых образцов.

Расчётом стоимости и технической документацией занимаются профильные специалисты — от офис-менеджера требуется именно организация и контроль процесса. Регламент_офис-менеджера_2026

Работать с обратной связью клиентов

• связываться с клиентами после выполнения заказа;
• собирать NPS;
• получать отзывы и фотографии реализованных объектов;
• передавать негативную обратную связь в работу;
• помогать компании становиться лучше на основании реального опыта клиентов.

Целевой показатель по регламенту — минимум 10 контактов с клиентами и 3 полученных отзыва в месяц. Регламент_офис-менеджера_2026

Поддерживать порядок в офисе

• следить за наличием необходимых расходных материалов;
• контролировать работу офисной техники;
• поддерживать образцы продукции и клиентскую зону в презентабельном состоянии;
• при необходимости организовывать закупки или ремонт.

Кого мы ищем

Нам подойдёт человек, который:

• умеет организовать себя и работать сразу с несколькими задачами;
• не боится звонков и общения с клиентами;
• внимательно относится к срокам и договорённостям;
• любит порядок в CRM, документах и задачах;
• умеет не просто «напомнить», а довести вопрос до результата;
• спокойно взаимодействует с разными подразделениями компании;
• умеет вежливо, но настойчиво контролировать выполнение задач;
• быстро осваивает новые программы;
• обладает грамотной устной и письменной речью.

Будет преимуществом:

• опыт офис-менеджером, координатором, администратором, помощником руководителя или менеджером по работе с клиентами;
• опыт работы в CRM;
• опыт работы с ЭДО, первичной документацией или дебиторской задолженностью;
• опыт работы с тендерными площадками.

Если опыта с какой-то из наших программ нет — это не критично. Важнее внимательность, ответственность, системность и желание разобраться в процессах.

С чем предстоит работать

В работе используются:

• amoCRM — клиенты, обращения и сделки;
• ПСП.Заказы — производственные заказы и их статусы;
• 1ERP — взаимодействие с бухгалтерией;
• Telegram;
• ЭДО;
• Bidzaar и B2B-Center.

Эти системы и каналы закреплены во внутреннем регламенте компании. Регламент_офис-менеджера_2026

Что мы предлагаем

• График: понедельник–пятница, с 09:00 до 18:00.
• Суббота и воскресенье — выходные.
• Официальное оформление по ТК РФ.
• Работа в стабильной производственной компании.
• Понятные обязанности и прописанные бизнес-процессы.
• Понятная система мотивации: вы заранее знаете, за какой результат получаете дополнительный доход.
• Возможность напрямую влиять на свой заработок.
• Обучение внутренним процессам и программам компании.
• Возможность профессионального и карьерного роста.
• Команда более 50 специалистов и реальные проекты для известных компаний и бизнеса.

Доход

У нас прозрачная система мотивации:

45 000 ₽ — фиксированный оклад

Дополнительно:

• +5 000 ₽ — KPI за дисциплину и соблюдение процессов;
• +5 000 ₽ — KPI за работу с дебиторской задолженностью;
• +5 000 ₽ — KPI за удовлетворённость клиентов;
• +1 000 ₽ за каждый поданный целевой тендер;
• +3 000 ₽ за каждый выигранный тендер.

По приведённому в регламенте примеру сильный месяц даёт 84 000 ₽, при этом гарантированная фиксированная часть составляет 45 000 ₽. Регламент_офис-менеджера_2026 Регламент_офис-менеджера_2026

Почему эта вакансия может вам подойти

Эта позиция для человека, которому нравится быть в центре процессов.

Вы будете знать, какие клиенты пришли в компанию, какие заказы сейчас производятся, где приближается монтаж, какие документы необходимо закрыть и что нужно сделать, чтобы клиент остался доволен результатом.

Здесь можно увидеть конкретный результат своей работы: обращение не потерялось, заказ изготовлен в срок, клиент получил информацию, документы закрыты, отзыв получен.

Если вы любите порядок, умеете держать слово и хотите расти вместе с производственной компанией — откликайтесь на вакансию.

В сопроводительном письме можете написать несколько предложений о себе и указать, с какими CRM или системами учёта вам уже приходилось работать.