Помощник главного редактора по административным вопросам

Мы ищем сильного организатора, который возьмёт на себя управление операционными потоками редакции, обеспечит порядок в договорной и документарной базе, а также наладит бесшовное взаимодействие между творческим коллективом и другими службами издательства.

Ключевые задачи:

1. Организация редакционных процессов и совещаний

· Подготовка документов и повесток для еженедельных внутриредакционных и межиздательских совещаний по обсуждению книжных проектов (от новых идей до книг в производстве);

· Участие в составлении (совместно с главным редактором и руководителями направлений) годового плана выпуска книг и ежемесячный контроль его исполнения;

· Еженедельное планирование загрузки редакции, включая координацию задач штатных сотрудников и внештатных исполнителей;

2. Контроль договорной работы и документооборота

· Контроль за своевременной подготовкой и заключением редакторами договоров с исполнителями (авторы, иллюстраторы, дизайнеры, литературные редакторы, переводчики);

· Ведение актуального реестра всех действующих договоров: отслеживание сроков окончания, инициирование продления или расторжения;

· Управление физическим документооборотом: контроль за аккуратным ведением бумажных папок, своевременной отправкой контрагентам экземпляров договоров и получением подписанных оригиналов обратно в издательство;

3. Контроль данных и исполнения обязательств

· Контроль за соблюдением редакторами своевременного и полного заполнения информации в 1С (все необходимые данные по проектам и договорам);

· Отслеживание своевременной отправки авторских экземпляров и взаимодействие со смежными службами для корректного расчёта роялти;

4. Межфункциональное взаимодействие

· Выступление связующим звеном между редакцией и отделами маркетинга, а также коммерческой службой: своевременное предоставление всей необходимой информации от редакции для их деятельности;

· Участие в совещаниях между отделами от лица всех подразделений редакции, синхронизация сроков и решение стыковых вопросов.

Наш кандидат:

· Образование и опыт: высшее образование. Опыт работы в издательстве и глубокое понимание редакционных процессов обязательны;

· Техническая грамотность: уверенное владение 1С, Excel (сводные таблицы, ведение реестров), опыт работы в Битрикс24 или аналогичных системах;

· Организационные способности: умение работать с большим объёмом информации в режиме многозадачности, «табличечное» мышление (оцифровка и структурирование договорённостей и данных);

· Коммуникативные навыки: высокая степень ответственности, умение тактично, но настойчиво контролировать сроки, выстраивая конструктивный диалог с творческими сотрудниками и смежными подразделениями;

· Знание английского языка будет дополнительным преимуществом.

Мы предлагаем:

· Официальное трудоустройство по ТК РФ, полностью «белая» заработная плата;

· Финансовые условия: оклад (80 000 руб. на руки) + KPI, привязанный к бесперебойности процессов и исполнительской дисциплине;

· Испытательный срок — 3 месяца;

· Комфортный график 5/2, выходные — суббота, воскресенье и государственные праздники;

· Удобное расположение офиса в ЦАО Москвы, в шаговой доступности от м. Кропоткинская;

· Индивидуальные условия на приобретение книг Издательства;

· Пространство для профессионального роста и интересные задачи на стыке управления и книжного дела.

Пожалуйста, расскажите нам о себе в свободной форме (2-3 абзаца). Опишите ваш административный опыт в издательской сфере: с какими процессами и системами работали, какие задачи по контролю и организации документооборота решали.