Обязанности:
1. Ведение делопроизводства и внутреннего документооборота:
- организация документооборота;
- регистрация, учёт и контроль исполнения документов;
- формирование дел, подготовка документов к архивному хранению;
- разработка и актуализация номенклатуры дел;
- оформление приказов, распоряжений, писем, служебных записок и иных документов;
- ведение учёта и хранения печатей, штампов, бланков.
2. Приём и отправка корреспонденции:
- приём, первичная обработка и регистрация входящей корреспонденции (Почта России, электронная почта, курьерские службы);
- подготовка и отправка исходящей корреспонденции, ведение журнала отправки;
- распределение входящих документов по адресатам, контроль сроков исполнения;
- работа с электронной почтой: приём, сортировка, ответы по поручению руководителя.
3. Кадровое делопроизводство:
- оформление приёма сотрудников в соответствии с Трудовым кодексом РФ;
- ведение трудовых книжек, личных дел, личных карточек (Т-2);
- подготовка приказов по личному составу, ведение журнала учёта приказов;
- ведение табеля учёта рабочего времени (при необходимости);
- подготовка и сдача отчётности в ПФР, ФСС, ФНС (в части кадров) в пределах компетенции;
- консультирование сотрудников по кадровым вопросам.
4. Ведение воинского учёта:
- постановка на воинский учёт и снятие с учёта сотрудников;
- ведение учётных документов по воинскому учёту;
- взаимодействие с военными комиссариатами, органами местного самоуправления;
- подготовка и сдача отчётности по воинскому учёту;
- хранение и учёт бланков строгой отчётности по воинскому учёту.
5. Приобретение авиа- и жд-билетов для сотрудников:
- поиск и бронирование авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников;
- оформление командировочных документов, взаимодействие с агентствами;
- контроль сроков вылета/выезда и своевременное информирование сотрудников;
- отчётность по приобретённым билетам.
6. Организация жизнедеятельности офиса:
- заказ канцелярских товаров, хозяйственных принадлежностей, питьевой воды;
- взаимодействие с поставщиками и подрядчиками (уборка, ремонт, обслуживание техники);
7. Встреча гостей и поддержка сотрудников по административным вопросам:
- встреча и приветствие гостей, организация приёма (чай, кофе);
- координация визитов, уведомление сотрудников;
- помощь сотрудникам по административным вопросам (справки, копии, оформление пропусков);
- выполнение личных поручений руководителя, связанных с организацией работы офиса.
8. Дополнительные обязанности:
- участие в подготовке и проведении совещаний, оформление протоколов;
- выполнение отдельных поручений руководителя;
- соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда и пожарной безопасности;
- сохранение конфиденциальности служебной информации.
Требования:
- Опыт работы офис-менеджером или в административной сфере от 1 года
- Знание основ делопроизводства и кадрового учёта
- Уверенное владение ПК (Word, Excel, электронная почта)
- Внимательность, ответственность, умение работать с большим объёмом информации
- Грамотная устная и письменная речь
- Готовность учиться новому и развиваться вместе с компанией
Условия и преимущества:
- Официальное трудоустройство по ТК РФ
- График работы 5/2, с 8:30 до 17:30, в пятницу с 8:30 до 17:00.
- Современный офис и дружный коллектив профессионалов
- Возможности для профессионального роста
- Стабильная заработная плата
