Операционный ассистент / офис-менеджер

SPLINE.PRO — инженерная компания. Мы занимаемся лазерным сканированием, геодезией, обмерными работами, BIM-моделированием и подготовкой цифровых данных по объектам недвижимости и строительства.

Ищем операционного ассистента / офис-менеджера, который поможет держать в порядке административную часть проектов: документы, график выездов, расходы, таблицы и текущие статусы.

Это удалённая работа с частичной занятостью — ориентировочно 4 часа в день.

Нам не нужен человек, который будет самостоятельно продавать услуги или принимать технические решения. Основная задача — аккуратно сопровождать уже принятые решения и следить, чтобы организационные задачи не терялись.

Чем предстоит заниматься

Документы и коммерческие материалы

• оформлять по готовым шаблонам договоры, счета-договоры, счета, акты и закрывающие документы;

• подготавливать документы для ЭДО и контролировать их статус;

• оформлять коммерческие предложения на основании вводных от операционного директора или руководителя;

• оформлять расчёт стоимости проекта на основании уже подготовленного расчёта;

• проверять реквизиты, суммы, адреса объектов и комплектность документов;

• контролировать наличие необходимых документов по текущим проектам.

Самостоятельно определять стоимость проекта, условия договора или состав работ не требуется.

Организация полевых работ и выездов

• вести и актуализировать общий график выездов;

• вносить дату, время, адрес, контакт на объекте, планы и зоны замера;

• помогать операционному директору в планировании выездов;

• передавать полевым специалистам согласованные задания и условия выполнения работ;

• проверять после выезда комплектность переданных данных;

• контролировать, что материалы после замера выгружены и переданы дальше;

• контролировать внесение расходов по выездам;

• собирать информацию по командировочным расходам и передавать её в оплату;

• при необходимости предварительно подбирать удобные варианты перелётов/поездов и считать ориентировочную стоимость командировки.

Технические решения по замерам и оценку продолжительности нестандартных работ принимает операционный директор или профильный специалист.

Таблицы и операционный контроль

• проверять заполненность экономической таблицы по проектам;

• контролировать наличие стоимости, расходов и других обязательных данных;

• находить пропуски или расхождения и передавать их операционному директору;

• вести список текущих и «зависших» задач по объектам;

• готовить короткую сводку по вопросам, требующим решения руководителя или операционного директора;

• контролировать статусы документов и оплат;

• по неоплаченным счетам сообщать операционному директору.

Самостоятельно принимать финансовые решения или менять стоимость проектов не требуется.

Новые заявки

• структурировать уже полученную информацию по новым объектам;

• собирать из переписки и переданных материалов основные данные: адрес, площадь, состав исходных данных, планы, зоны замера, сроки и другие вводные;

• готовить компактную карточку заявки для операционного директора.

Самостоятельное общение с заказчиками пока не является постоянной обязанностью.

Связаться с клиентом для получения конкретной информации может потребоваться только по отдельному поручению операционного директора или руководителя.

Дополнительные задачи

• подготовка черновиков постов для Telegram, Instagram и Дзена;

• адаптация одного материала под несколько площадок;

• отдельные административные поручения.

Контент — дополнительная задача. Операционные процессы и проекты имеют приоритет.

Что остаётся за операционным директором и руководителем

От сотрудника не требуется:

• самостоятельно рассчитывать стоимость сложных проектов;

• принимать технические решения;

• определять технологию выполнения замеров;

• самостоятельно вести переговоры с клиентами;

• обсуждать скидки и коммерческие условия;

• решать спорные вопросы с заказчиками;

• самостоятельно согласовывать нестандартные условия договоров;

• контролировать сроки камеральной обработки специалистов;

• принимать управленческие решения по проектам.

Как устроена работа

Работа полностью удалённая.

В обычном режиме — ориентировочно 4 часа в день.

Важно быть на связи в согласованное рабочее окно в течение рабочего дня, поскольку часть задач связана с текущими выездами, документами и объектами.

Периодически на время отпуска операционного директора загрузка может увеличиваться до полного рабочего дня. Такой период оплачивается дополнительно.

Во время отпуска операционного директора сотрудник не заменяет его и не принимает решения самостоятельно. Руководитель компании ставит офис-менеджеру задачи, которые необходимо выполнить.

То, что требует участия операционного директора, фиксируется и передаётся ему после возвращения.

После отпуска офис-менеджер помогает быстро восстановить картину по работе и готовит сводку:

• какие появились новые объекты;

• что изменилось по старым объектам;

• какие выезды прошли и какие запланированы;

• какие документы подготовлены и подписаны;

• какие оплаты поступили или ожидаются;

• какие вопросы остались открыты;

• где требуется решение операционного директора.

Кого мы ищем

Рассматриваем как кандидатов с опытом ассистента / офис-менеджера, так и сильных начинающих специалистов.

Для нас важнее:

• внимательность к деталям;

• системность;

• умение работать с большим количеством небольших задач;

• способность ничего не терять и доводить административные задачи до результата;

• уверенная работа с Excel / Google Sheets;

• нормальная письменная грамотность;

• умение работать с документами и цифрами;

• способность самостоятельно разобраться в понятном регламенте;

• ответственность за сроки;

• адекватное отношение к обратной связи.

Будет плюсом:

• опыт работы с договорами, счетами и закрывающими документами;

• опыт работы с ЭДО;

• опыт работы ассистентом, координатором или офис-менеджером;

• опыт работы в строительной, проектной, инженерной или B2B-компании;

• использование ChatGPT и других ИИ-инструментов в работе.

Что предлагаем

• полностью удалённую работу;

• частичную занятость около 4 часов в день;

• понятную зону ответственности;

• обучение нашим процессам и специфике работы;

• возможность постепенно брать на себя больше самостоятельных задач;

• работу с реальными инженерными и строительными проектами;

• дополнительную оплату при увеличении нагрузки на период отпуска операционного директора.

Уровень оплаты обсуждается с подходящим кандидатом в зависимости от опыта и предполагаемого объёма работы.

При отклике напишите несколько предложений о себе и расскажите, был ли у вас опыт работы с документами, таблицами, задачами руководителя или координацией нескольких процессов одновременно.