Ассистент по документообороту
Сейчас мы ищем ассистента в SMM Team, в наш креативный дивизион - человека, который любит порядок в документах, умеет держать процессы под контролем и не теряется в многозадачности
Задачи
- Подготовка договорных документов по проектам: приложений к договорам; дополнительных соглашений; спецификаций на оказание услуг; иных сопутствующих документов за соответствующие отчетные периоды.
- Подготовка новых договоров: для новых проектов; при переводе клиента с одного юридического лица на другое; сбор необходимых учредительных и реквизитных документов; взаимодействие с отделом продаж / тендерным отделом при необходимости.
- Запуск документов на внутреннее согласование: создание задач на корпоративном портале; направление документов на согласование в юридический отдел и бухгалтерию; контроль прохождения согласования; внесение необходимых корректировок.
- Согласование документов с клиентами: направление документов клиенту; получение и обработка комментариев; внесение правок; повторное согласование документов до получения финальной версии.
- Организация подключения контрагентов к ЭДО: сбор необходимых данных; внесение информации в таблицу на подключение к ЭДО; контроль настройки обмена электронными документами.
- Работа с ЭДО и 1С:ДО: загрузка документов в 1С; заполнение необходимых данных для запуска внутренних маршрутов согласования; отправка согласованных документов клиентам через Контур.Диадок; отслеживание статуса подписания документов; контроль получения документов, если клиент самостоятельно направляет их по ЭДО.
- Контроль подписания документов: отслеживание подписания документов обеими сторонами; работа с отклоненными документами и комментариями; контроль повторной отправки исправленных документов.
- Загрузка подписанных документов в проекты на корпоративном портале KIT.
- Подготовка и выставление закрывающих документов по проектам: УПД; актов; счетов; корректировочных и исправительных документов при необходимости.
- Ведение реестра документа для клиента
- Работа с подрядчиками и поставщиками
- Ведение реестра документов от подрядчиков и поставщиков: контроль наличия договоров, приложений, актов, счетов и иных документов; отслеживание статусов согласования и подписания.
- Запуск документов подрядчиков на согласование: создание задач на корпоративном портале либо контроль задач, созданных менеджерами; взаимодействие с юридическим отделом и бухгалтерией; контроль внесения необходимых правок.
- Контроль поступления документов от подрядчиков по ЭДО.
- Запуск согласованных документов на подписание в 1С.
- Контроль получения закрывающих документов и актов от подрядчиков.
- Заведение счетов и заявок на оплату подрядчиков , поставщиков, от менеджеров
- Ведение реестра заявок и счетов на оплату для контроля сроков и статусов оплаты.
- Создание и оформление гарантийных писем для подрядчиков и поставщиков, организация их согласования и подписания.
- Добавление и корректное отражение расходов подрядчиков в соответствующих проектах. Отчетность по рекламе
- Подготовка и подача отчетности в ОРД через MediaScout.
Что мы ожидаем от тебя
- Опыт работы с 1С, 1С:ДО, Контур.Диадок, ЭДО, корпоративными порталами, Google Таблицами / Excel, договорами, УПД, актами, счетами и ОРД.
- Внимательность и аккуратность — умение замечать ошибки в датах, суммах, реквизитах, номерах договоров и формулировках;
- Ответственность — понимание того, что от своевременного оформления документов напрямую зависят оплаты и закрытие проектов;
- Системность — способность одновременно вести большое количество проектов и документов на разных этапах;
- Умение работать в режиме многозадачности — параллельно взаимодействовать с менеджерами, клиентами, подрядчиками, бухгалтерией и юридическим отделом;
- Обучаемость — готовность разбираться в новых процессах, требованиях клиентов и внутренних регламентах.
Мы предлагаем
- Гибкий гибридный график: мы работаем с понедельника по пятницу, формат работы удаленный с возможностью приезжать в офис в Москве 1 раз в 1-2 недели. У нас нет жесткого контроля за графиком, главное, чтобы задачи выполнялись вовремя;
- Дружную команду: ценим юмор, проводим корпоративы, организовываем клубы по интересам, квизы и другие мероприятия для общения с коллегами не только по рабочим задачам;
- Обучение и развитие: лекции, воркшопы, обмен опытом внутри команды, софинансирование профессионального обучения, возможность роста;
- Здоровые взаимоотношения: для нас важны честность и открытость, каждому из наших сотрудников предоставляется всесторонняя поддержка, возможность получения карьерных консультаций и индивидуальный план развития внутри компании;
- Дополнительные бонусы: ДМС, программа лояльности, корпоративный университет, скидки от партнеров, программа материальной помощи и другие различные мероприятия для сотрудников
Расскажи нам о себе
Откликаясь на вакансию, вы даете согласие на обработку ваших персональных данных и соглашаетесь с
политикой конфиденциальности Kokoc GroupПоделитесь вакансией
