АРХИСТРА — архитектурное бюро, которое проектирует штаб-квартиры, корпоративные интерьеры и общественные пространства для крупнейших российских компаний.

Ищем человека, который будет отвечать за организацию ежедневной работы офиса, документооборот и координацию текущих административных задач.

Если вы любите порядок, умеете самостоятельно решать вопросы, не теряете документы и сроки и комфортно чувствуете себя в режиме многозадачности — будем рады познакомиться.

Обязанности

Документооборот и коммуникации:

ведение входящей и исходящей корреспонденции и соответствующих реестров;
прием, отправка и передача документов и образцов;
взаимодействие с заказчиками, подрядчиками, курьерскими и почтовыми службами;
сканирование, систематизация и размещение документов на корпоративном сервере;
ежедневный контроль входящей корпоративной почты;
прием и обработка входящих звонков.

Административное сопровождение офиса:

взаимодействие с собственником помещения по текущим вопросам;
организация и контроль клининга;
контроль показаний счетчиков и передача их собственнику;
контроль оплаты услуг связи;
обеспечение офиса канцтоварами, хозяйственными и расходными материалами;
организация печати и изготовления альбомов и других материалов в типографиях;
выполнение запросов сотрудников по печати, сканированию и копированию документов;
организация внутренних корпоративных мероприятий.

Конкурсы, премии и PR:

подготовка и подача заявок на архитектурные конкурсы и профессиональные премии;
контроль сроков подачи заявок и прохождения процедур;
сбор и систематизация необходимых материалов;
взаимодействие с PR-агентствами и контроль выполнения договоренностей;
подготовка и размещение информационных публикаций в корпоративной группе «Новости».

Общее:

выполнение административных и организационных поручений руководителей;
оперативное решение текущих организационных вопросов;
участие в обеспечении бесперебойной работы офиса.

Требования:

опыт работы офис-менеджером, администратором, секретарем, ассистентом или на аналогичной позиции;
грамотная устная и письменная речь;
уверенное владение ПК и офисными программами;
внимательность и аккуратность в работе с документами;
организованность и умение соблюдать сроки;
способность самостоятельно расставлять приоритеты и доводить задачи до результата;
хорошие коммуникативные навыки;
ответственность, исполнительность и инициативность;
готовность работать с разноплановыми задачами.

Будет преимуществом

опыт взаимодействия с типографиями и внешними подрядчиками;
опыт подготовки заявок на конкурсы и профессиональные премии;
понимание специфики работы с проектной документацией.

Условия

оформление по ТК РФ;
график 5/2 c 09:00 - 18:00
полный рабочий день;
работа в офисе;
интересные и разнообразные задачи, связанные с архитектурными проектами;
работа в профессиональной команде в дружном коллективе;
возможность развиваться в сфере административного и проектного сопровождения.

Вакансии в АРХИСТРА

Вакансии

Офис-менеджер / Административный координатор

Вакансии в АРХИСТРА

Вакансии

Офис-менеджер / Административный координатор