Формат трудоустройства: трудовой договор через агентство

О позиции

Роль предполагает автоматизацию процессов на платформах excel, JIRA, Power BI, настройка dashboardов, ежедневное взаимодействие с Trade Compliance и кросс-функциональными командами и контроль статуса лицензий. Специалист, который сможет самостоятельно анализировать существующий процесс, упращать excel базу, находить узкие места, сокращать объем ручных операций, внедрять системы приоритизации, автоматизацию, дашборды и инструменты контроля эффективности.

Ключевые обязанности:

1. Самостоятельная оптимизация и автоматизация процесса

Анализ end-to-end процесса экспортного лицензирования и выявление основных причин задержек, повторяющихся проблем и ручных операций.
Разработка и внедрение улучшений, направленных на сокращение lead time и повышение предсказуемости процесса.
Автоматизация этапов сбора, проверки, консолидации и обработки информации.
Стандартизация форматов данных, шаблонов запросов и пакетов документов.
Разработка, тестирование и внедрение механизмов автоматического контроля сроков, reminders и эскалаций.
Минимизация дублирования информации между Jira, Excel и другими системами.
Участие в проектах continuous improvement / Kaizen по развитию процесса экспортного лицензирования.
Оценка эффективности внедренных изменений и дальнейшая корректировка процесса.

2. Управление workflow

Координация заявок на экспортные лицензии в корпоративной системе Jira/MS Fabrics, поддержание актуального статуса заявок, ответственных лиц, сроков и следующих действий.
Контроль просроченных задач и открытых action items.
Развитие структуры Jira/MS Fabrics для повышения прозрачности процесса - статусы, workflow, автоматические уведомления, SLA и контрольные точки.
Обеспечение единого источника достоверной информации по текущему портфелю лицензий.

3. Аналитика, KPI и дашборды

Создание и ведение аналитической отчетности по экспортному лицензированию.
Построение и автоматизация дашбордов для руководства и рабочих команд.
Формирование ключевых показателей процесса, включая: количество открытых заявок; статус и текущий этап; aging заявок; средний lead time; количество просроченных действий; bottlenecks по этапам; лицензии с приближающимся сроком окончания; распределение заявок по уровню приоритета; потенциальный бизнес-impact задержек.
Подготовка регулярных management updates по статусу лицензирования, ключевым рискам и необходимым действиям.
Анализ причин отклонений и формирование предложений по corrective actions.

4. Кросс-функциональное взаимодействие

Координация Sales, Service, Logistics, Marketing, CSA, Regulatory Affairs, Trade Compliance и других подразделений в рамках процесса лицензирования.
Проактивный запрос необходимой информации и контроль сроков ее предоставления.
Фасилитация еженедельных встреч по экспортному лицензированию.
Формирование повестки встреч на основании приоритетов и проблемных заявок.
Фиксация решений, owners, deadlines и последующий контроль выполнения agreed actions.
Эскалация системных проблем и критических задержек руководству.

Требования к кандидату:

Опыт

Бизнес-аналитика;
Опыт работы с Power BI, Microsoft Fabric, Power Automate, JIRA или аналогичными инструментами будет существенным преимуществом.

Аналитические и технические навыки

Продвинутый уровень MS Excel:
- Формулы и сводные таблицы;
- Работа с большими массивами данных;
- Power Query или аналогичные инструменты обработки данных.
Опыт построения автоматизированной отчетности и дашбордов.
Способность структурировать большие объемы информации и переводить их в понятную управленческую отчетность.
Понимание принципов KPI, SLA, aging analysis и workflow management.

Английский язык

Английский язык не ниже Upper-Intermediate / B2.

Профессиональные качества

Системное и аналитическое мышление.
Высокая внимательность к деталям.
Проактивность и самостоятельность.
Развитые навыки кросс-функциональной коммуникации.
Способность настойчиво, но конструктивно получать необходимую информацию от разных подразделений.
Навыки фасилитации рабочих встреч.
Ориентация не только на выполнение текущих задач, но и на повышение эффективности процесса в целом.

Существенным преимуществом будет

Опыт автоматизации операционных процессов.
Самостоятельная разработка Power BI / Fabric dashboards.
Опыт внедрения workflow automation

Условия:

Конкурентная заработная плата
Годовой бонус
Оплачиваемые больничные и отпускные дни до оклада
Компенсация питания
Мобильная связь / телефон
ДМС
Корпоративный английский язык
Корпоративное обучение

Вакансии в БЕКМЕН КУЛЬТЕР

Вакансии

Ведущий аналитик по операционной поддержке и развитию процессов экспортного лицензирования

Вакансии в БЕКМЕН КУЛЬТЕР

Вакансии

Ведущий аналитик по операционной поддержке и развитию процессов экспортного лицензирования