Обязанности:

Организация и ведение документооборота: разработка и внедрение регламентов, шаблонов, правил регистрации и хранения документов, настройка маршрутов согласования, определение сроков исполнения и контроля.
Регистрация входящей и исходящей корреспонденции: учёт писем, заявок, претензий, контроль сроков ответов, формирование реестров и журналов учёта.
Работа с организационно‑распорядительной документацией: регистрация приказов, распоряжений, заявлений сотрудников, служебных записок; контроль ознакомления, ведение журналов регистрации, обеспечение хранения в соответствии с номенклатурой дел.
Подготовка и отправка корреспонденции: формирование почтовых отправлений, работа с курьерскими службами, отслеживание доставки, ведение реестра исходящих писем.
Контроль исполнения поручений и документов: мониторинг сроков, напоминания ответственным, формирование сводок по статусам, ведение базы задач по документам.
Архивация и хранение документов: формирование дел по номенклатуре, подготовка к передаче в архив, обеспечение сохранности и конфиденциальности.
Административная поддержка офиса: заказ канцтоваров, расходных материалов, взаимодействие с подрядчиками, координация мелких хозяйственных вопросов.
Взаимодействие с отделами: консультирование сотрудников по правилам оформления и согласования документов, помощь в подготовке служебных записок, заявлений, справок.

Требования:

Опыт работы в должности офис‑менеджера/делопроизводителя от 1 года.
Понимание принципов делопроизводства и архивного хранения, знание номенклатуры дел и сроков хранения документов.
Уверенное владение MS Office (Word, Excel), опыт работы с системами электронного документооборота (СЭД) будет преимуществом.
Навыки настройки и описания бизнес‑процессов на базовом уровне (блок‑схемы, регламенты, чек‑листы).
Аккуратность, внимание к деталям, умение расставлять приоритеты и работать в режиме многозадачности.
Грамотная устная и письменная речь, клиентоориентированность при взаимодействии с внутренними подразделениями.

Условия:

Стабильная заработная плата по результатам собеседования.
Официальное трудоустройство по ТК РФ.
Комфортный офис и оборудованное рабочее место в центре города.
Оплата питания.

Вакансии в Гагаринг

Вакансии

Офис‑менеджер (с функциями делопроизводителя)

Вакансии в Гагаринг

Вакансии

Офис‑менеджер (с функциями делопроизводителя)