Мы ищем человека, который поможет собственникам и команде держать в порядке административный контур бизнеса.

Это не классическая позиция личного ассистента с бытовыми поручениями и не роль «правой руки», которая принимает решения вместо руководителя.

Нам нужен системный административный координатор: человек, который умеет держать одновременно несколько рабочих потоков, контролировать сроки, документы и договорённости и не требует ежедневного напоминания о том, что нужно сделать.

Главная задача

Сделать так, чтобы:

задачи и договорённости не терялись;
документы вовремя отправлялись, подписывались и возвращались;
календарь собственника был актуальным;
оплаты не возникали внезапно;
по каждой задаче был понятен следующий шаг;
партнёрские базы системно пополнялись;
информация о компании на внешних площадках оставалась актуальной.

Чем предстоит заниматься

Административная координация

вести и контролировать текущие задачи;
отслеживать сроки и договорённости;
напоминать ответственным о дедлайнах;
фиксировать итоги встреч;
готовить простые документы по готовым шаблонам;
собирать документы, данные и реквизиты;
отправлять документы на согласование и подписание;
контролировать их возврат;
поддерживать порядок в папках, файлах и рабочих реестрах.

Календарь собственника

вести календарь;
ставить и переносить встречи;
заранее видеть пересечения;
напоминать о важных встречах и событиях;
при необходимости готовить краткую информацию к встречам;
фиксировать ключевые договорённости.

План оплат

вести реестр предстоящих платежей;
контролировать суммы, сроки, назначения и статусы;
собирать счета и подтверждающие документы;
напоминать ответственным о предстоящих платежах;
контролировать наличие документов после оплаты.

При этом самостоятельно принимать решение об оплате или распоряжаться денежными средствами не нужно.

Работа с действующими клиентами

отправлять утверждённые счета, документы и материалы;
запрашивать необходимые документы и реквизиты;
контролировать выполнение согласованных организационных действий;
фиксировать вопросы клиентов и передавать их ответственному сотруднику.

Продаж, консультаций по продукту и обсуждения коммерческих условий в этой роли нет.

Партнёрские каналы

искать потенциальных партнёров по заданным критериям;
собирать и актуализировать базу;
искать контакты;
делать первичное касание;
отправлять утверждённое партнёрское предложение;
фиксировать результат.

Если партнёр заинтересован, дальнейшую коммуникацию принимает отдел продаж.

Информационные площадки

искать профильные площадки, каталоги, рейтинги, сообщества, бизнес-клубы и медиа;
вести базу;
находить контакты редакторов и администраторов;
размещать согласованную информацию о компании;
контролировать публикации;
проверять актуальность информации.

Дополнительная возможность

Если вы умеете работать с контентом, можно дополнительно подключить отдельный оплачиваемый блок:

работа по готовому контент-плану;
сбор материалов;
техническая подготовка публикаций;
простая нарезка видео;
размещение контента.

Это не обязательное требование к основной вакансии.

Нам подойдёт человек, который

очень системный и организованный;
умеет самостоятельно планировать рабочую неделю;
внимательно работает со сроками, суммами и реквизитами;
не теряет задачи после первой постановки;
умеет доводить простые задачи до результата без постоянного контроля;
спокойно работает сразу с несколькими направлениями;
умеет разделять срочные задачи и те, которые можно выполнить пакетно;
грамотно пишет;
уверенно работает с Google Docs, таблицами и офисными программами;
быстро осваивает новые сервисы;
умеет соблюдать конфиденциальность.

Будет преимуществом

Опыт работы:

административным координатором;
ассистентом проекта;
бизнес-ассистентом;
помощником руководителя;
в CRM;
с подрядчиками;
с партнёрскими базами;
с документооборотом.

Как будет выглядеть хороший результат

Через несколько месяцев руководителю не приходится спрашивать:

«Что с этой задачей?»

«Документ отправили?»

«Какие оплаты на этой неделе?»

«Мы уже писали этому партнёру?»

«Где лежит этот документ?»

«Нет ли пересечений в календаре?»

Координатор сам видит эти вопросы заранее и держит административный контур в порядке.

Формат работы

удалённо;
полная занятость;
регулярное недельное планирование;
задачи фиксируются в единой системе;
короткая еженедельная отчётность;
нормальный рабочий ритм без необходимости хаотично переключаться между десятками задач каждую минуту.

Доход

60 000 ₽ в месяц — фиксированная часть.

Дополнительно:

+5 000 ₽ за каждого оплатившего клиента, который пришёл из партнёрского канала, найденного и первично проработанного координатором.

При подключении контентного блока:

+20 000 ₽ в месяц.

Таким образом, доход может быть выше фиксированной части и зависит от дополнительных направлений работы.

Что важно

Нам нужен не человек, которому ежедневно составляют список действий.

Нам нужен координатор, который постепенно заберёт свой административный контур и сможет самостоятельно поддерживать в нём порядок.

Вакансии в Меранс

Вакансии

Координатор проекта / Ассистент проекта / Бизнес-ассистент

Вакансии в Меранс

Вакансии

Координатор проекта / Ассистент проекта / Бизнес-ассистент