Требования:

Высшее образование
Опыт работы на позиции Исполнительного ассистента (Executive Assistant) не менее 4-x лет в международной компании
Свободное владение английским языком, устным и письменным
Отличные коммуникативные навыки
Сильные навыки планирования и организации работы
Клиентоориентированность и умение эффективно работать в команде
Строгое соблюдение конфиденциальности
Способность работать в мультинациональной среде
Умение работать в условиях стресса и с жёсткими сроками
Внимательность к деталям

Основные задачи и обязанности:

Оказание административной поддержки генеральному директору на всех организационных уровнях: ведение календаря, организация командировок, подготовка авансовых и расходных отчётов, оформление заказов на закупку (purchase orders), сопровождение документооборота, подготовка презентаций в PowerPoint и др.
Планирование и координация встреч, конференц-звонков, общих собраний сотрудников (Town Halls), корпоративных мероприятий и других проектов; помощь в подготовке материалов, ведение протоколов встреч и перечня последующих действий, контроль выполнения договорённостей; координация и поддержание актуальной повестки
Участие в кросс-функциональных проектах: установление сроков, распределение ответственности, мониторинг и обобщение прогресса по проектам
Организация программ визитов для коллег из других стран, клиентов и других гостей компании
Подготовка и ведение деловой переписки по поручению генерального директора с обеспечением полной конфиденциальности информации
Выполнение письменных переводов и устного перевода (интерпретации) для обеспечения эффективной коммуникации внутри организации и с внешними сторонами
Поддержка членов руководящей команды
Обеспечение высокого уровня конфиденциальности при работе с информацией и документами

Qualifications:

University degree
Experience in the position of Executive Assistant 4+ years in international company
Fluent English, both spoken and written
Excellent communication skills
Strong planning and organization skills
Service minded and a dynamic team player
Strict confidentiality
Ability to work in multinational environment
Ability to work under stress and with tight deadlines
Attention to details

Major tasks and responsibilities:

Providing administrative support to GM at all organizational levels: maintain calendar, business travel arrangements, expense reports, purchase orders, documentation process flow, preparing presentations in PowerPoint, etc.

Scheduling and coordinating meetings and conference calls, Town halls, company meetings, other projects, assisting in preparation, taking minutes and action points, following up status on action points. Coordinating and maintaining the agenda

Participation in cross-functional projects: setting deadlines, assigning responsibilities, monitoring, and summarizing progress of the project

Arranging visit programs for colleagues from other countries, customers etc.

Writing or drafting correspondence as required by GM, ensuring confidentiality

Providing professional translations and interpreting services to facilitate communications within the organization and externally

Providing support to the leadership team

Keeping a high level of confidentiality

Вакансии в Ново Нордиск

Вакансии

Исполнительный ассистент генерального директора (Executive Assistant to GM)

Вакансии в Ново Нордиск

Вакансии

Исполнительный ассистент генерального директора (Executive Assistant to GM)