Бизнес-ассистент собственника / Executive Assistant — Event & MICE

YAKOVLEV GROUP — event & MICE-агентство, специализирующееся на организации корпоративных мероприятий, конференций, стратегических сессий, VIP-мероприятий и выездных проектов в России и за рубежом.

Мы ищем бизнес-ассистента собственника, который станет моей правой рукой и поможет мне эффективно управлять рабочим календарём, встречами, поездками, мероприятиями, бизнес-клубом и частью операционных задач компании.

Меня зовут Яковлев Роман Сергеевич, я предприниматель и собственник YAKOVLEV GROUP.

Мне нужен не классический секретарь, а сильный бизнес-ассистент, который умеет самостоятельно организовывать процессы, держать под контролем большое количество задач, быстро ориентироваться в меняющейся ситуации и доводить поручения до результата.

Основные задачи

Календарь и встречи

ведение и актуализация рабочего календаря собственника;
планирование и назначение встреч;
организация Zoom-встреч и онлайн-конференций;
напоминание о важных встречах, задачах и дедлайнах;
подготовка информации к встречам;
фиксация договорённостей и контроль их дальнейшего исполнения.

Мероприятия и публичная активность

поиск интересных деловых и профессиональных мероприятий;
регистрация собственника на конференции, форумы, выставки и другие события;
коммуникация с организаторами;
организация участия собственника в мероприятиях;
ведение переговоров по поводу выступлений и участия в качестве спикера;
ведение календаря мероприятий;
организационная поддержка до, во время и после мероприятий.

Event & MICE

В задачи будет входить:

ведение календаря инспекций;
организация и координация инспекций площадок;
коммуникация с отелями, ресторанами, площадками и подрядчиками;
организация инспекционных поездок по России и за рубежом;
сбор и структурирование информации по площадкам;
помощь в подготовке презентаций и материалов;
контроль организационных вопросов по текущим проектам.

Travel-поддержка

организация деловых поездок;
подбор и бронирование перелётов;
подбор отелей;
организация трансферов;
составление подробного travel-плана;
контроль всех деталей поездки;
оперативное решение возникающих вопросов во время путешествий.

Операционные задачи

выполнение текущих поручений собственника;
поиск и анализ необходимой информации;
помощь в структурировании процессов;
работа с внутренними регламентами компании;
другие организационные задачи, которые помогают собственнику экономить время и концентрироваться на развитии бизнеса.

Бизнес-клуб

Отдельное направление работы — организационная поддержка и ведение бизнес-клуба собственника.

В задачи входит:

организация встреч участников;
ведение календаря мероприятий клуба;
коммуникация с участниками;
регистрация гостей;
организационная поддержка встреч;
коммуникация со спикерами и партнёрами;
контроль всех организационных вопросов.

Формат работы

Первые 2 месяца

На этапе адаптации нам важно максимально быстро погрузить человека в бизнес.

Поэтому первые два месяца работа проходит в гибридном формате — 2–3 раза в неделю необходимо присутствовать в офисе.

Это позволит:

познакомиться с командой;
разобраться в структуре компании;
погрузиться в текущие проекты;
изучить внутренние регламенты;
понять специфику работы собственника;
выстроить эффективную коммуникацию;
научиться самостоятельно решать типовые задачи.

После адаптации

После успешного прохождения адаптационного периода работа становится более гибридной/удалённой.

При этом присутствие в офисе остаётся обязательным — ориентировочно 2 раза в неделю.

Офис YAKOVLEV GROUP находится в Москве, Причальный проезд.

Кого мы ищем

Наш идеальный кандидат:

имеет опыт работы в event / MICE-индустрии от 1–3 лет, предпочтительно от 3 лет;
понимает специфику организации мероприятий;
имеет опыт организации поездок и мероприятий;
умеет работать одновременно с большим количеством задач;
свободно коммуницирует с людьми разного уровня;
владеет английским языком на уровне, позволяющем уверенно общаться с иностранными партнёрами;
готов к гибридному формату работы;
уверенно пользуется Zoom, Google, Чат GPT / Microsoft Office и другими рабочими инструментами.

Личные качества

Нам особенно важны:

Проактивность.
Не ждать указаний на каждый шаг, а самостоятельно видеть задачи и предлагать решения.

Системность.
Уметь организовать большое количество информации, задач, встреч и дедлайнов.

Высокая скорость работы.
Event-индустрия — это динамика и постоянные изменения.

Внимательность к деталям.
В этой работе нет мелочей: время встречи, билет, трансфер, адрес площадки или бронь должны быть проверены.

Коммуникабельность.
Вам предстоит много общаться с руководителями компаний, организаторами мероприятий, отелями, ресторанами, площадками и подрядчиками.

Стрессоустойчивость.
Планы могут меняться в последний момент — важно спокойно и быстро находить решение.

Самостоятельность.
Мы ищем человека, которому можно поставить задачу и получить готовый результат.

Конфиденциальность и лояльность.
Ассистент будет иметь доступ к большому объёму рабочей информации, поэтому доверие и конфиденциальность являются обязательными.

Готовность быть на связи.
Это позиция с высокой степенью вовлечённости. Некоторые вопросы могут возникать за пределами стандартного рабочего времени.

Что мы предлагаем

Работа непосредственно с собственником бизнеса и возможность глубоко погрузиться в предпринимательство и event/MICE-индустрию.

У вас будет возможность:

посещать мероприятия и проекты, которые организует YAKOVLEV GROUP;
посещать концерты и крупные события;
фотографироваться с артистами и хедлайнерами мероприятий;
посещать выставки, конференции и закрытые мероприятия;
ездить на инспекции по России и за рубеж;
посещать лучшие отели, площадки и рестораны;
знакомиться с представителями крупных компаний;
участвовать в работе бизнес-клуба;
расширять собственную сеть профессиональных контактов;
получать уникальный практический опыт в event/MICE;
расти вместе с компанией и постепенно брать на себя больше ответственности.

Это работа для человека, который хочет находиться внутри индустрии, видеть её изнутри и быть непосредственно рядом с собственником бизнеса.

Этапы отбора

Мы заинтересованы в долгосрочном сотрудничестве, поэтому отбор проходит в несколько этапов.

1. Знакомство в Zoom

Первичное интервью и знакомство.

Обсудим ваш опыт, предыдущие проекты, мотивацию, ожидания и формат работы.

2. Тестовое задание

Небольшая практическая задача, максимально приближенная к реальной работе.

Нам важно увидеть вашу логику, внимательность, самостоятельность, скорость и способность находить решения.

3. Тестовый период — 3–5 рабочих дней

После успешного прохождения интервью и тестового задания мы предлагаем 3–5 дней совместной работы.

За это время обе стороны смогут понять, насколько нам комфортно работать вместе и подходим ли мы друг другу.

4. Заключение контракта

Если после тестового периода мы понимаем, что подходим друг другу, заключаем договор и начинаем полноценную работу.

Важно

Это не работа классического секретаря с набором однотипных задач.

Это позиция для человека, которому интересно:

предпринимательство;
event и MICE;
мероприятия и концерты;
путешествия;
деловые коммуникации;
новые знакомства;
работа с собственником бизнеса;
высокая динамика и большое количество разнообразных задач.

Если вам нравится находиться в центре событий, вы быстро думаете, умеете организовывать людей и процессы и хотите получить уникальный опыт работы непосредственно с собственником — будем рады познакомиться.

Откликайтесь — сначала встретимся в Zoom.

Вакансии в Яковлев Роман Сергеевич

Вакансии

Бизнес-ассистент собственника / Executive Assistant — Event & MICE

Вакансии в Яковлев Роман Сергеевич

Вакансии

Бизнес-ассистент собственника / Executive Assistant — Event & MICE