Офис-менеджер

Мы - компания QOPP! Входим в ТОП-3 бренда на маркетплейсах по продажам компьютерных комплектующих (оперативная память, накопители информации, ноутбуки). У нас собственное производство комплектующих и ноутбуков под брендом QOPP. Мы представлены на Ozon, WB, Яндекс Маркете, и у нас внушительные продажи – каждый месяц десятки тысяч покупателей делают выбор в пользу наших продуктов. Наша команда ищет офис-менеджера, который снимает с команды всю офисную рутину: офис и склад, подрядчики, документы, поездки, события. Роль для тех, кто замечает задачу сам и доводит её до конца

Обязанности:

- Обеспечение бесперебойной работы офиса: закупка и своевременная доставка всего необходимого — вода, кофе, чай, канцелярия, хозтовары, расходники для техники.

-Подготовка запросов партнёрам

-Учет рабочего времени сотрудников, включая отработанные часы, переработки, отгулы и отпуска

- Ежедневное обслуживание и контроль кофемашины, кулера, МФУ и офисной техники, робот пылесоса, вызов сервисных специалистов при неполадках.

- Поддержание чистоты и порядка во всех помещениях: переговорная, места общего пользования; контроль работы клининга, мелкие бытовые задачи ,вынос мусора.

- Встреча гостей и партнёров в офисе: пропуска, переговорная, напитки, организация встречи от и до.

- Организация и закупка необходимого для склада (упаковка, канцелярия, расходники), чтобы коллеги не отвлекались от своих задач.

- Взаимодействие с бизнес-центром и управляющей компанией: аренда, эксплуатация, пропуска, парковка.

- Подбор и ведение подрядчиков и сервисных организаций: поиск, сравнение предложений, заключение договоров, организация работ, контроль качества и сроков.

- Оптимизация расходов на содержание офиса и склада, планирование и ведение отчётности в рамках вверенного бюджета.

- Приём, регистрация и распределение входящей и исходящей корреспонденции, работа с курьерскими службами и почтой.

- Организация архивации административных документов: акты, договоры аренды, первичная и закрывающая документация, взаимодействие с бухгалтерией по счетам.

- Приём и распределение звонков на корпоративный телефон.

- Организация поездок сотрудников: билеты, проживание, трансфер, отчётные документы. - Транскрибация совещаний: запись, расшифровка, протокол и список задач ответственным.

- Онбординг новых сотрудников в административной части: пропуск, доступы, парковка, подготовка рабочего места.

- Организация корпоративных событий и праздников «под ключ»: идея, подрядчики, бюджет, логистика, проведение.

- Участие в проектах компании, Организация открытия нового помещения для различных нужд и проектов компании.

- Помощь в деятельности с маркетплейсами

Требования:

​​​​​​​- Опыт работы в аналогичной роли от 1 года: офис-менеджер, административный менеджер, ассистент, АХО.

- Умение работать самостоятельно: замечать задачу раньше, чем о ней попросили, и доводить её до результата без контроля.

- Опыт закупок и работы с подрядчиками: счета, договоры, закрывающие документы.

- Уверенное владение Excel / Google Таблицами (реестры, бюджеты, учёт), электронной почтой, ЭДО ,нейросети.

- Грамотная устная и письменная речь, деловой этикет, спокойствие в режиме многозадачности.

- Внимание к деталям и аккуратность в документах.

Условия:​​​​​​​

График: 5/2 c 9:00-18:00, 10:00-19:00

Рабочее место ул. Цветочная , д.25, БЦ Мануфактура

оплата от 70000 руб. (Дополнительно 5 тыс рублей компенсация обедов)

гарантированные и своевременные выплаты з/п 1 раза в месяц

реальная возможность карьерного роста

корпоративные мероприятия для всех членов команды (картинг, страйкбол и др.)