Чем предстоит заниматься:
Жизнеобеспечение офиса (хозяйственная часть):
- Организовывать и контролировать закупки: канцтовары, хозтовары, вода, расходные материалы; вести учёт остатков, планировать закупки и согласовывать бюджет.
- Взаимодействовать с подрядчиками: клининг, вывоз мусора, обслуживание техники, мелкий ремонт, курьерские службы; фиксировать заявки, контролировать сроки и качество работ.
Делопроизводство (в условиях нескольких направлений деятельности):
- Принимать, регистрировать, распределять входящую корреспонденцию (почта, курьер, электронная почта), контролировать сроки исполнения поручений.
- Вести учёт и хранение исходящих документов, контролировать отправку и получение подтверждений.
- Формировать и вести номенклатуру дел, обеспечивать хранение и архивацию документов по установленным срокам, готовить документы к передаче в архив.
- Обеспечивать электронный и бумажный документооборот между отделами, контролировать версии документов и актуальность согласований.
- Готовить пакеты документов для внешних контрагентов и контролирующих органов (копии, выписки, заверения).
- Поддерживать справочную информацию по документам и процедурам для сотрудников, консультировать по вопросам оформления и хранения документов.
- Подготавливать ответы на письма.
Наши ожидания:
- Опыт работы офис‑менеджером или делопроизводителем от 1 года.
- Уверенное владение MS Office (Word, Excel, Outlook).
- Понимание основ делопроизводства: регистрация документов, номенклатура дел, сроки хранения, архивирование.
- Навыки организации закупок и работы с подрядчиками, умение вести переговоры и контролировать исполнение обязательств.
- Высокая организованность, внимание к деталям, умение работать в режиме многозадачности и расставлять приоритеты.
- Грамотная устная и письменная речь, клиентоориентированность (внутренние клиенты — сотрудники компании).
- Готовность к оперативному решению нештатных ситуаций (от перегоревшей лампочки до срочной доставки документов).
Будет плюсом:
- Знание 1С (закупки, склад, услуги) или аналогичных учётных систем.
- Опыт взаимодействия с внешними подрядчиками.
- Базовые знания трудового и гражданского законодательства в части документооборота.
- Английский язык на уровне чтения деловой переписки (B1 и выше).
Мы предлагаем:
- Оформление согласно ТК РФ.
- Социальный пакет (оплачиваемые отпуска и больничные).
- График работы: пн-пт, с 09:00 до 18:00.
- Офис по адресу: г. Химки, Ленинградская улица, 1.
- Возможности дальнейшего карьерного и профессионального роста.
- Работа в активно развивающейся компании.
