Ключевая задача
Обеспечивать эффективную административную работу офиса и оказывать организационную поддержку ТОП менеджменту предприятия.
Нам нужен организованный, ответственный и инициативный сотрудник, который умеет самостоятельно поддерживать порядок в офисе, контролировать административные вопросы, организовывать документооборот и взаимодействие с сотрудниками.
Основные обязанности
Офис-менеджмент и административная работа
- Организация ежедневной работы офиса: контроль порядка, чистоты и комфортных условий для сотрудников и гостей.
- Обеспечение офиса необходимыми материалами: заказ канцтоваров, хозяйственных товаров, питьевой воды, чая, кофе и других расходных материалов; контроль наличия и своевременное пополнение запасов.
- Взаимодействие с поставщиками и подрядчиками по вопросам обеспечения офиса, хозяйственного обслуживания и текущих административных вопросов.
- Контроль хозяйственных и коммунальных расходов: получение документов, контроль сроков и подготовка заявок на оплату коммунальных услуг, услуг связи и других административных расходов.
- Подготовка заявок на оплату по административным и хозяйственным расходам, передача документов на согласование и контроль их прохождения.
- Прием и распределение телефонных звонков: прием входящих звонков, определение адресата и перевод звонков ответственным сотрудникам.
- Встреча гостей и посетителей, организация их приема, обеспечение необходимой коммуникации с сотрудниками компании.
- Организация корпоративных мероприятий, совещаний и внутренних мероприятий: подготовка помещений, заказ питания, организация фуршетов, кофе-брейков и решение сопутствующих организационных вопросов.
Делопроизводство и документооборот
- Организация делопроизводства на предприятии: прием, регистрация, распределение и контроль движения входящей и исходящей корреспонденции.
- Регистрация и обработка входящей электронной и бумажной почты, своевременная передача информации ответственным сотрудникам.
- Ведение и систематизация архива документов, обеспечение их сохранности, порядка хранения и возможности оперативного поиска.
- Контроль правильности оформления и хранения административной документации.
Персональный помощник генерального директора и собственника
- Организационная и административная поддержка генерального директора и собственника: работа с корреспонденцией, документами, поручениями и текущими организационными вопросами.
- Контроль исполнения поручений руководителя, взаимодействие с сотрудниками и подразделениями по порученным вопросам.
- Организация встреч, переговоров и других мероприятий с участием генерального директора и собственника.
- Подготовка необходимых документов, информации и материалов по поручению руководителя.
- Ведение рабочего календаря и организация текущих организационных вопросов руководителя.
Дополнительные функция - подбор персонала
- Подбор производственного персонала: размещение вакансий, поиск кандидатов, работа с откликами и базами резюме, проведение первичного интервью, организация собеседований с руководителями.
Требования к кандидату
- Высшее или среднее профессиональное образование.
- Опыт работы секретарем приемной, офис-менеджером, помощником руководителя.
- Опыт самостоятельной организации административной работы офиса.
- Опыт ведения делопроизводства и работы с документами.
- Уверенное владение ПК, офисными программами, электронной почтой и мессенджерами.
- Грамотная устная и письменная речь.
- Опыт подбора персонала, желательно.
- Организованность, внимательность, ответственность и высокий уровень исполнительности.
- Умение работать с большим количеством параллельных задач и соблюдать сроки.
- Коммуникабельность и доброжелательность при взаимодействии с сотрудниками, кандидатами, гостями и подрядчиками.
- Умение самостоятельно решать текущие административные вопросы и доводить задачи до результата.
- Деликатность и конфиденциальность при работе с информацией руководителя и персональными данными сотрудников.
Личные качества
- Системность и организованность.
- Ответственность и самостоятельность.
- Внимательность к деталям.
- Инициативность.
- Грамотность и хорошие коммуникативные навыки.
- Умение быстро переключаться между разными задачами.
- Доброжелательность и сервисный подход.
- Умение работать в режиме многозадачности.
- Нацеленность на порядок и результат.
Мы предлагаем :
- Официальное трудоустройство;
- Удобный график 5/2 с 8:00 до 17:00;
- Современный и уютный офис, с просторной парковкой, оборудованной зоной для приема пищи (с кофе, чаем);
- ДМС со стоматологией по истечении испытательного срока.
