Бизнес-ассистент операционного директора

Добро пожаловать в Moscow Print Studio!

> С 2015 года мы занимаемся печатью на текстиле. И на сегодняшний день занимаем одну из лидирующих позиций на рынке.

> У нас свое производство: несколько цехов по разным видам печати и вышивки, современное оборудование, отлаженные рабочие процессы и большие амбиции. Работаем с оптовыми клиентами и с 2021 года успешно продвигаем собственные бренды на маркетплейсах.

> Более 20 000 успешных сделок. 5000+ постоянных клиентов. Мы выпускаем около 2-х миллионов текстильных изделий в год.

> Наша печать украшала футболки на кастинге в «Дом-2», в проектах «Comedy Club Production», сети городских курортов «Termoland», региональных соревнованиях по робототехнике «Битва роботов», рашгарды на «Гонке Героев», форму «Спартак» на благотворительном матче и многих других.

| В связи со стремительным расширением нашей компании и с целью улучшения качества работы, мы открываем вакансию на должность Бизнес-ассистент операционного директора, который усилит нас, будет развиваться и двигаться вместе с нами нога в ногу!

Описание позиции.

Компания выросла до структуры, где одновременно идут продажи, несколько производственных направлений, склад, закупка, бухгалтерия, HR, CRM, внутренние IT-проекты и автоматизации. Операционный директор сейчас держит слишком большой слой координации между этими направлениями. Цель должности снять с операционного директора контрольную, координационную, подготовительную и часть административной работы.

Что в регулярных задачах?

▪ Контроль задач и поручений;
Фиксировать решения после встреч и переписок; определять результат, ответственного и срок; самостоятельно собирать статусы; не давать задачам исчезать; эскалировать только проблемы, просрочки и вопросы, где нужен выбор руководителя.

▪ Ведение задач операционного директора;
Поддерживать Platrum и другие рабочие списки в актуальном состоянии: новые задачи, дедлайны, перенос, закрытие, просрочки, приоритеты.

▪ Подготовка и сопровождение встреч;
До встречи собрать прошлые договорённости, статус поручений и новые проблемы. После встречи — зафиксировать решения, раздать задачи, сроки и контрольные точки.

▪ Координация внутренних проектов;
Вести организационную часть проектов по amoCRM, 1С, ЧЗ, МосПро, ботам, AI, производственным улучшениям, оборудованию и другим изменениям: ТЗ, участники, сроки, вопросы, баг-листы, тестирование и контроль внедрения.

▪ Сбор информации для решений;
Не приносить руководителю сырой поиск. Собрать варианты, проверить ключевые условия, структурировать в таблицу, выделить 2–3 лучших и сформулировать рекомендацию.

▪ Сбор и первичная аналитика;
Собирать данные из таблиц, CRM, переписок и отделов; приводить к единому виду; делать короткие выводы и подсвечивать аномалии. Не принимать бизнес-решение за руководителя.

▪ Координация между отделами;
Контролировать цепочки → продажи → закупка → склад → производство → бухгалтерия и другие межфункциональные задачи; видеть, где зависло движение, и возвращать задачу ответственному.

▪ HR-координация;
Контроль вакансий и статусов HR, организация интервью, сбор обратной связи, выход сотрудника, онбординг/оффбординг, доступы и закрытие организационных хвостов.

▪ Документы и административные проекты;
Запросить и получить договор/счёт/УПД/ответ юриста/доступ/согласование; проконтролировать передачу между участниками и довести цепочку до финала.

Что поможет попасть к нам в команду?

▪ Опыт работы от 2х лет на позиции бизнес-ассистента собственника/CEO/операционного директора, координатора проектов со схожими обязанностями;

▪ Опыт в компании с численностью 30–300 сотрудников, где много параллельных процессов и не на всё есть готовая инструкция;

▪ Желательно: производство, B2B, CRM, работа с подрядчиками и внутренними IT/автоматизациями;

▪ Высокий уровень владения ПК: amoCRM / Bitrix24, базовое понимание 1С, Excel / Google Sheets выше среднего: фильтры, формулы, XLOOKUP/ВПР или аналоги, сводные таблицы, нормализация данных;

▪ ChatGPT / Claude на рабочем уровне: анализ, структурирование, протоколы, ресерч, подготовка документов и таблиц;

▪ task-management: опыт с Platrum / Notion / ClickUp / Asana / Trello / аналогами;

▪ Понимание CRM-логики: сделка → этап → задача → ответственный → следующий шаг;

▪ Google Docs / Word: понятные инструкции, протоколы, ТЗ и рабочие документы;

▪ Интернет-ресерч: от запроса до короткого shortlist с проверенными данными и рекомендацией;

▪ ЭДО / Диадок;

▪ Опыт координации разработчиков или автоматизаций;

▪ Опыт HR-координации и подрядчиков;​​​​​​​

▪ Самостоятельность. Высокий уровень ответственности;

▪ Высокие коммуникативные навыки, позитивный настрой и умение находить общий язык с любым человеком;

▪ Внимательность, энергичность.

Что предлагаем мы?

▪ График работы 5/2, с 09.00 до 18.00;

▪ Оклад 120 000 руб. В дальнейшем по результатам работы и увеличению объема обсуждается введение дополнительной бонусной части;

▪ Зарплата 2 раза в месяц;

▪ Погружение в специфику деятельности. Ввод в должность и поддержка на всех этапах;

▪ Возможность высказываться и быть услышанным по вопросам улучшения рабочих процессов;

▪ Молодой коллектив, развитая корпоративная культура;

▪ Комфортное рабочее место. Своя кухонная зона;

▪ Территориально мцк Коптево \ м Водный стадион \ м Войковская;

▪ Производство, склад и офис в одном месте – возможность видеть процессы изготовления продукции и глубже понимать специфику;

▪ Возможность приобретать продукцию компании по себестоимости.

​​​​​​​

Присоединяйтесь к нашей команде! Откликайтесь прямо сейчас! Ждем Вас:)