Мы — клининговая компания «Сервисная компания «Спектр», предоставляем профессиональные услуги юридическим лицам: бизнес‑центрам, торговым объектам, производственным площадкам, офисам и другим коммерческим клиентам, так же физическим лицам.
Ищем организованного офис-менеджера, который возьмёт на себя административную и хозяйственную поддержку офиса и поможет выстроить чёткие внутренние процессы.
Обязанности:
- Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ канцелярии, хозтоваров, воды, расходников для оргтехники, контроль их наличия;
- Организация и контроль работы клининга в офисе, взаимодействие с подрядчиками по уборке, мелкому ремонту, обслуживанию техники;
- Приём и распределение входящих звонков, обработка электронной почты, первичная коммуникация с клиентами и партнёрами;
- Ведение первичного документооборота: регистрация входящей/исходящей корреспонденции, работа со счетами, договорами, актами, подготовка простых отчётов;
- Организация встреч и приёма гостей, подготовка офисов, организация чаепитий/обедов при необходимости;
- Координация курьерских служб, почтовых отправлений, экспедирования документов;
- Контроль исправности офисной техники, взаимодействие с IT-подрядчиками и сервисными службами;
- Помощь руководителю в организационных вопросах: бронирование билетов/отелей при командировках, подготовка простых презентаций и таблиц;
- Поддержание порядка и комфортной атмосферы в офисе, контроль за соблюдением внутренних регламентов.
Требования
- Опыт работы на позиции офис-менеджера, администратора офиса, секретаря или в административно-хозяйственной службе от 1 года;
- Понимание принципов работы офиса, опыт взаимодействия с поставщиками и подрядчиками (в т.ч. клининговыми службами) будет преимуществом;
- Уверенный пользователь ПК: MS Office (Word, Excel на уровне пользователя), почтовые клиенты, мессенджеры, базовые CRM/таблицы;
- Грамотная устная и письменная речь, навыки деловой переписки и телефонных переговоров;
- Организованность, внимательность к деталям, умение работать в режиме многозадачности и соблюдать сроки;
- Проактивность: готовность не только закрывать текущие задачи, но и предлагать улучшения процессов;
- Опрятный внешний вид, позитивный настрой, стрессоустойчивость.
Будет преимуществом
- Опыт работы в сфере услуг, клининга;
- Навыки работы с первичной бухгалтерией, базовое понимание документооборота.
Условия
Если Вы внимательно прочитали вакансию и понимаете, что такой формат работы Вам подходит, в сопроводительном письме напишите 2–3 предложения о том, почему Вам подходит административная работа.
Начните сопроводительное письмо со слова «ВЫБОР» — так мы поймём, что Вы читали вакансию до конца.
