Привет!
Мы ищем ответственного и организованного кандидата на позицию офис-менеджера.
Чем предстоит заниматься:
1. Управление логистикой:
- Координация забора и отправки грузов (медицинские приборы, документация) в/из ЛПУ и компаний-партнеров.
- Мониторинг выполнения заявок на забор грузов, контроль соблюдения сроков отправки.
- Взаимодействие с транспортными компаниями и такси (оплата счетов, расчет стоимости доставки по запросу менеджеров отдела продаж).
- Обеспечение офиса расходными упаковочными материалами для отправлений (своевременный заказ и пополнение запасов).
2. Финансовое сопровождение деятельности офиса:
- Проведение оплат поставщикам и подрядчикам (в установленные дни оплат, а также срочные платежи при необходимости).
- Контроль балансов на различных корпоративных аккаунтах (своевременное пополнение).
- Ведение отчетности: учет поступления денежных средств и сводная таблица по оплаченным счетам.
3. Оснащение и жизнеобеспечение офиса:
- Поддержание порядка и чистоты в офисе, контроль наличия всего необходимого.
- Ежемесячное формирование и размещение заказов по канцелярии, продуктам питания, воде и напиткам для сотрудников.
- Решение оперативных вопросов, связанных с ремонтом офисной техники, мебели и помещений (вызов мастеров, закупка материалов).
4. Работа с медицинскими приборами (учет и движение):
- Приемка оборудования от больниц и после ремонта, фиксация данных в учетной системе (таблице).
- Организация отправки приборов в сервисные центры (запуск в ремонт).
- Работа с дефектными ведомостями в части приема и внесения данных в учет
- Контроль сроков нахождения приборов в офисе: напоминание менеджерам о необходимости отправки на ремонт или возврата в больницы.
- Оформление актов при перемещении приборов.
5. Административная поддержка и документооборот (помощь бухгалтерии):
- Ведение отчетов по командировочным расходам сотрудников (периодически)
- Подготовка еженедельного отчета по движению приборов для руководства.
- Кадровое делопроизводство: помощь в сборе данных при трудоустройстве, отпусках и увольнениях, ведение табеля отпусков.
- Работа в 1С: внесение входящих документов, контроль ЭДО (электронного документооборота).
- Систематизация и подшивка первичной документации, формирование годового архива.
- Помощь бухгалтеру в подготовке закрывающих документов перед завершением отчетного периода.
Требования:
-
опыт работы в аналогичной должности от 1 года;
-
знание основ делопроизводства и документооборота;
-
навыки работы с офисной техникой, crm-системами;
-
умение работать в условиях многозадачности;
-
внимательность к деталям, организованность, ответственность;
-
навыки делового письма, грамотная устная речь;
-
опыт работы с EXCEL, WINDOWS, WORD
Условия:
- удобный график: 5/2 с 8:00 до 16:00, без пробок и суеты, с укороченным рабочим днем на час. Время обеда включено;
- оплата на испытательный срок 1 месяц - 75 000 на руки, далее 80 000 на руки. Перед испытательным сроком предусмотрена оплачиваемая стажировка;
- уютный офис рядом с метро «Лесная»;
- обучение и помощь в адаптации, чтобы вы могли быстро влиться в коллектив;
- доброжелательная атмосфера с чаем, кофе и печеньками, что создаст комфортные условия для работы;
- официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ.
Ждем Ваш отклик!
