Офис-менеджер (мини-офис у "Галереи")

ТВИЛ - общероссийский сервис онлайн-бронирования. С 2021 года мы являемся резидентом Инновационного центра "Сколково", с 2022 года включены в реестр IT-компаний, аккредитованных Минцифры. В компании работает более 100 сотрудников по всей России.

В офис ТВИЛ в центре Краснодара, рядом с ТРЦ "Галерея", ищем офис-менеджера, который умеет самостоятельно вести административные задачи и поддерживать порядок в делах.

Обычно в офисе работают 2-3 человека, максимум до 5. Часть времени вы будете работать самостоятельно. При этом в работе есть звонки, переписка и взаимодействие с сотрудниками, кандидатами, партнерами, поставщиками и подрядчиками.

Вы получите процессы вместе с инструкциями, шаблонами, критериями и контактами ответственных специалистов. Вам потребуется зафиксировать задачу, определить следующее действие, проконтролировать сроки, вернуться к вопросу после ожидания, проверить результат и довести процесс до понятного статуса.

Входящий живой поток - курьеры и доставка.

Ваша зона ответственности

• Поддерживать работу небольшого офиса,заказывать необходимые материалы, принимать поставки и работать с подрядчиками, взаимодействовать с почтой и курьерами
• готовить документы по шаблонам, вести корреспонденцию, реестры и контрольные сроки, организовывать командировки по утвержденным параметрам;
• сортировать отклики кандидатов и проводить первичные интервью по готовому сценарию;
• связываться с партнерами, находить ответственного сотрудника и фиксировать договоренности;
• вести учет техники, SIM-карт, ключей и доступов;
• выполнять действия с оборудованием по инструкции удаленного системного администратора.

Какой опыт и навыки будут полезны

• опыт административной работы, документооборота, снабжения или работы с подрядчиками;
• уверенная работа с компьютером, почтой, файлами и таблицами;
• умение вести несколько задач через сроки, статусы и следующие действия;
• привычка проверять реквизиты, даты, количество и комплектность;
• спокойное и точное общение по телефону и в переписке;
• способность самостоятельно вести переданный процесс и вовремя подключать профильного специалиста.

Как проходит обучение

На старте вы получите инструкции, шаблоны, реестры и контакты коллег. Сначала разберете основные процессы вместе с ответственными сотрудниками, затем перейдете к самостоятельной работе.

Условия

• офис в центре Краснодара, рядом с ТРЦ "Галерея";
• график: 9-18, плавающий обед
• оформление по ТК РФ;
• оборудованное рабочее место;
• поддержка бухгалтерии, юриста, руководителей и системного администратора;
• корпоративные скидки;
• ежегодный бонус после первого года работы.