Концерн BWT – ведущая европейская компания в области технологий водоподготовки с головным офисом в Австрии. Приглашает в свою команду офис-менеджера.
Чем предстоит заниматься:
- Выполнение личных поручений генерального директора.
- Замещение на время отпуска/больничных офис-менеджера в обособленном подразделении (на ул. Касаткина, м.ВДНХ).
- Ведение входящих и исходящих телефонных звонков .
- Ведение учёта получаемой и отправляемой корреспонденции.
- Обеспечение заказов авиа и ж/д билетов, такси, гостиниц, во время служебных командировок работников, осуществление помощи в оформлении виз. Предоставление счета и отчета по командировкам в бухгалтерию компании.
- Взаимодействие с курьерскими службами и почтой России.
- Организация подписания документов структурных подразделений генеральным директором.
- Организация встреч гостей офиса (заказ пропусков, прием и сопровождение гостей, организация чая/кофе).
- Поддержание жизнеобеспечения офиса (заказ канцелярских товаров, чая/кофе, расходных материалов; взаимодействие с арендодателем по вопросам ремонта/неисправностей освещения, кондиционеров и пр.).
- Во время отсутствия старшего офис-менеджера (отпуск,больничный и т.д.):
- на ежедневной основе контролировать наличие штрафов на служебные автомобили, предоставлять информацию в бухгалтерию Организации. Оформлять доверенности на управление автомобилями Организации.
- организовывать обеспечение работниками Организации корпоративной сотовой связью (оформлять/подключать номера, обеспечивать работников информацией по подключенным тарифным пакетам, отключать/блокировать номера; предоставлять отчет по затратам руководителям структурных подразделений, отчет перерасхода по номерам в бухгалтерию).
- организовывать рабочее место сотрудникам, в т.ч. закупка необходимого оборудования/техники для работы. Предоставлять отчет по движению ТМЦ в бухгалтерию.
- Оформлять деловые приглашения иностранным гражданам.
- По запросу сотрудников компании помогать в сборе учредительных документов.
- Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.
Наши пожелания:
- Умение работать в режиме многозадачности, расставлять приоритеты.
- Высокая самоорганизация и самостоятельность.
- Владение грамотной устной и письменной речью.
- Умение вежливо и корректно общаться со всеми, независимо от статуса.
- Опыт работы офис-менеджером от 3 лет (желателен также опыт работы личным помощником руководителя).
- Владение офисным пакетом (Word, Excel), Outlook, 1С 8.3 (последняя - желательно, но не обязательно).
- Знание английского языка приветствуется.
А вот что предлагаем мы:
- Официальное оформление в штат с 1-го дня;
- Полностью «белую» заработную плата;
- Работу в стабильной компании с многолетней историей на долгосрочной основе.
- График работы пн-чт с 9.00 до 18.00, пт с 9.00 до 17.00;
- По окончании испытательного срока – программы ДМС (от 50 % компенсирует компания);
- Частичная компенсация питания, ежедневно 250 р./день (при предоставлении чеков);
- Современное и оборудованное рабочее место в БЦ Порт Плаза (шаговая доступность от м. Технопарк).
- Ввод в должность, наставничество, приятный коллектив единомышленников.
Благодарим Вас за интерес, проявленный к нашей вакансии!
Если Ваш опыт работы и пожелания соответствуют требованиям Компании, мы свяжемся с Вами.
С уважением к Вам, команда "BWT".
