Офис-менеджер (приём заказов, документы)

Кто мы

Агентство «Башоценка» — больше 25 лет независимой оценки и экспертизы в Уфе. Наши документы принимают нотариусы, суды и банки, с нами работают юристы. К нам приходят люди, которые оформляют наследство, делят имущество, пострадали от затопления или ДТП — часто в непростой момент жизни. Мы делаем свою работу точно и по-человечески.

У нас своя команда сильных экспертов, а первым с клиентом говорит человек на приёме — он ведёт каждый заказ от звонка до готового документа. Сейчас мы ищем такого человека в команду.

Что вы будете делать

• Принимать обращения по телефону, в мессенджере Макс, по почте и в офисе; спокойно и понятно объяснять, какие документы нужны и что будет дальше.
• Проверять присланные документы, оформлять договор и счёт по образцу, отправлять реквизиты и следить за оплатой.
• Вести учёт заказов, передавать их экспертам и следить за сроками.
• Проверять готовый документ перед отправкой (фамилии, даты, номера) и отправлять его нотариусу, в суд или клиенту.
• Вести справочники: нотариусы и их требования, списки документов по услугам.
• По ходу работы помогать наставнику составлять простые памятки по задачам офис-менеджера: как принять заказ, какие документы проверить, кому передать и за чем проследить. Всё разберём на практике и вместе запишем основные шаги, чтобы ими было удобно пользоваться каждый день.
• Со временем и по договорённости — часть работы с судами по назначенным экспертизам: покажем, освоите постепенно.

Условия

• 60 000 ₽ на руки в месяц после испытательного срока. Испытательный срок — две недели, оплачивается. Дальше доход растёт вместе с результатом — схему обсуждаем при выходе на работу.
• Оплата два раза в месяц.
• График: понедельник–пятница, 9:00–18:00, офис в Уфе. Праздники — по государственному календарю.

Кого мы ищем — простыми словами

• Человека порядочного и аккуратного — для нас это важнее всего. Вы будете работать с документами и личными данными клиентов; мы подписываем обязательство о неразглашении и относимся к этому серьёзно.
• Открытого, с кем легко: у нас маленький коллектив, и мы много общаемся друг с другом и с клиентами.
• Того, кто не боится спрашивать. У нас нет глупых вопросов — есть незаданные. Лучше десять раз уточнить, чем один раз сделать не так.
• Внимательного к документам и аккуратного в деловой переписке: одна ошибка в фамилии стоит клиенту нервов и лишнего похода к нотариусу. Мы проверяем каждую бумагу перед отправкой.
• Спокойного и тёплого с людьми: многие наши клиенты — пожилые люди, которые оформляют наследство. Им нужно объяснить всё не спеша, иногда дважды, иногда по телефону, иногда помочь прямо в офисе.
• Самостоятельного: того, кто не ждёт задания, а видит, что нужно, и делает; а если непонятно — спрашивает, не сидит.

Что пригодится из опыта

• Опыт работы с документами и клиентами от года: администратор, менеджер, сотрудник банка, страховой компании, МФЦ, приёмной, помощник в юридической или нотариальной практике.
• Уверенный компьютер: папки и файлы, почта, Excel, сканы, мессенджеры. Понимаете, что такое заявка, счёт на оплату и договор.

Что у нас сейчас происходит

Сейчас мы делаем работу с заказами понятнее и удобнее: собираем заявки в одном месте и постепенно описываем порядок действий по каждой услуге. Памятки будем составлять по ходу работы, разбирая реальные задачи вместе с наставником.

Научим всему, что касается заявок: как принять, что спросить, какие документы нужны, кому передать и как проследить срок. Разбираться в технике оценки не нужно — это дело экспертов. Спрашивать можно и нужно. Компания растёт, и расти здесь есть куда.

Как откликнуться

Нажмите «Откликнуться» и ответьте на несколько вопросов — они появятся сразу после отклика. Мы прочитаем ответы и обязательно с вами свяжемся.

Дальше — небольшое задание на 20–30 минут: три короткие ситуации из нашей повседневной работы и одна маленькая проверка на внимательность, специальных знаний для него не нужно. Потом — встреча в офисе: полчаса разговора и знакомства с рабочим местом.