Kotlo Studio — бренд дизайнерских украшений. Мы продаем украшения через собственный сайт, маркетплейсы и партнерские каналы.

Ищем операционного ассистента, который возьмет на себя три основные зоны: документооборот, клиентский сервис и административно-операционную поддержку команды.

У позиции есть регулярные задачи, но периодически возникают и новые: собрать или проверить информацию, подготовить таблицу, найти необходимые материалы, провести сверку, помочь с организационным вопросом. Поэтому нам нужен человек, которому комфортно не только работать по готовой инструкции, но и самостоятельно разбираться в задаче и предлагать удобный способ ее решения.

Задачи

Документооборот

разбирать входящую почту и запросы от контрагентов;
работать со счетами, актами, УПД, договорами, актами сверки и закрывающими документами;
работать с ЭДО;
передавать документы на проверку, согласование и подписание;
контролировать статусы и сроки: что получено, чего не хватает, что находится на согласовании или ожидает подписания;
запрашивать недостающие документы у контрагентов;
вести реестры документов и контрагентов;
контролировать наличие закрывающих документов по расходам компании;
участвовать в ежемесячных сверках и закрытии периодов со стороны сбора и контроля документов;
поддерживать порядок в электронном архиве и структуре папок.

Это не позиция бухгалтера: бухгалтерский учет и профессиональная бухгалтерская проверка остаются в зоне профильных специалистов. Задача ассистента — чтобы документы были собраны, зафиксированы, переданы ответственным и не терялись.

Клиентский сервис

обрабатывать входящие обращения клиентов;
отвечать на вопросы по заказам, доставке, оплате, обменам, возвратам и ремонтам;
проверять статусы заказов и доставок;
фиксировать обращения, договоренности и следующие действия;
контролировать, чтобы клиентские вопросы не оставались без ответа;
передавать нестандартные ситуации ответственным сотрудникам;
работать в CRM и поддерживать актуальность информации.

Операционная и административная поддержка

Помимо регулярных процессов периодически возникают разовые задачи, где нужно самостоятельно разобраться в вопросе и подготовить информацию для команды или руководителя. Например:

собрать и структурировать информацию по конкретному вопросу;
проверить большой массив данных, товаров, документов или материалов по заданным критериям;
самостоятельно подготовить удобную таблицу или реестр для такой задачи;
найти необходимые файлы, фотографии или документы в рабочих папках;
сопоставить информацию из нескольких источников;
подготовить данные для принятия решения руководителем и затем проконтролировать исполнение;
поддерживать и актуализировать рабочие таблицы, инструкции и базу знаний;
координировать небольшие административные вопросы: курьеры, пропуска, вода, расходные материалы и т. п.

Мы не ожидаем, что человек заранее будет знать все наши процессы, ассортимент или особенности работы партнеров. Важно уметь погружаться в новую задачу, задавать необходимые вопросы, искать информацию и приводить ее к понятному результату.

Что для нас важно

опыт работы с документооборотом: счета, акты, УПД, договоры, закрывающие документы;
опыт работы с ЭДО или уверенное понимание принципов его работы;
умение вести реестры и контролировать получение, согласование и подписание документов;
уверенная работа с Google Таблицами / Excel;
опыт письменной коммуникации с клиентами или контрагентами;
грамотная письменная речь;
внимательность к деталям, срокам и договоренностям;
умение работать с большим объемом разрозненной информации;
способность самостоятельно разобраться в новой задаче и предложить способ ее организации;
готовность к тому, что наряду с регулярными обязанностями периодически появляются новые операционные задачи.

Будет плюсом

опыт работы в интернет-магазине, товарной компании, fashion, аксессуарах или украшениях;
опыт работы с CRM;
опыт сверок с контрагентами и сбора закрывающих документов;
опыт обработки возвратов, обменов, ремонтов и клиентских претензий;
опыт самостоятельного создания рабочих реестров, чек-листов и таблиц.

Условия

удаленная работа;
полная занятость;
график: 10:00–19:00 по московскому времени;
оплата: 70 000–85 000 ₽ на руки в зависимости от опыта;
оформление по трудовому договору или сотрудничество с самозанятым;
испытательный срок — 2 месяца;
небольшая команда и прямое взаимодействие с операционным руководителем.

Вопросы для отклика

Пожалуйста, коротко ответьте на 3 вопроса:

С какими документами вы работали и за что отвечали?
Приведите пример задачи, где вам нужно было самостоятельно собрать и структурировать большой объем информации. Что это была за задача и как вы ее организовали?
С какими клиентскими обращениями или коммуникацией с контрагентами вы работали?

Вакансии в Kotlo Studio

Вакансии

Операционный ассистент: документооборот и клиентский сервис

Вакансии в Kotlo Studio

Вакансии

Операционный ассистент: документооборот и клиентский сервис