SPLINE.PRO — инженерная компания. Мы занимаемся лазерным сканированием, геодезией, обмерными работами, BIM-моделированием и подготовкой цифровых данных по объектам недвижимости и строительства.

Ищем операционного ассистента / офис-менеджера, который поможет держать в порядке административную часть проектов: документы, график выездов, расходы, таблицы и текущие статусы.

Это удалённая работа с частичной занятостью — ориентировочно 4 часа в день.

Нам не нужен человек, который будет самостоятельно продавать услуги или принимать технические решения. Основная задача — аккуратно сопровождать уже принятые решения и следить, чтобы организационные задачи не терялись.

Чем предстоит заниматься

Документы и коммерческие материалы

оформлять по готовым шаблонам договоры, счета-договоры, счета, акты и закрывающие документы;
подготавливать документы для ЭДО и контролировать их статус;
оформлять коммерческие предложения на основании вводных от операционного директора или руководителя;
оформлять расчёт стоимости проекта на основании уже подготовленного расчёта;
проверять реквизиты, суммы, адреса объектов и комплектность документов;
контролировать наличие необходимых документов по текущим проектам.

Самостоятельно определять стоимость проекта, условия договора или состав работ не требуется.

Организация полевых работ и выездов

вести и актуализировать общий график выездов;
вносить дату, время, адрес, контакт на объекте, планы и зоны замера;
помогать операционному директору в планировании выездов;
передавать полевым специалистам согласованные задания и условия выполнения работ;
проверять после выезда комплектность переданных данных;
контролировать, что материалы после замера выгружены и переданы дальше;
контролировать внесение расходов по выездам;
собирать информацию по командировочным расходам и передавать её в оплату;
при необходимости предварительно подбирать удобные варианты перелётов/поездов и считать ориентировочную стоимость командировки.

Технические решения по замерам и оценку продолжительности нестандартных работ принимает операционный директор или профильный специалист.

Таблицы и операционный контроль

проверять заполненность экономической таблицы по проектам;
контролировать наличие стоимости, расходов и других обязательных данных;
находить пропуски или расхождения и передавать их операционному директору;
вести список текущих и «зависших» задач по объектам;
готовить короткую сводку по вопросам, требующим решения руководителя или операционного директора;
контролировать статусы документов и оплат;
по неоплаченным счетам сообщать операционному директору.

Самостоятельно принимать финансовые решения или менять стоимость проектов не требуется.

Новые заявки

структурировать уже полученную информацию по новым объектам;
собирать из переписки и переданных материалов основные данные: адрес, площадь, состав исходных данных, планы, зоны замера, сроки и другие вводные;
готовить компактную карточку заявки для операционного директора.

Самостоятельное общение с заказчиками пока не является постоянной обязанностью.

Связаться с клиентом для получения конкретной информации может потребоваться только по отдельному поручению операционного директора или руководителя.

Дополнительные задачи

подготовка черновиков постов для Telegram, Instagram и Дзена;
адаптация одного материала под несколько площадок;
отдельные административные поручения.

Контент — дополнительная задача. Операционные процессы и проекты имеют приоритет.

Что остаётся за операционным директором и руководителем

От сотрудника не требуется:

самостоятельно рассчитывать стоимость сложных проектов;
принимать технические решения;
определять технологию выполнения замеров;
самостоятельно вести переговоры с клиентами;
обсуждать скидки и коммерческие условия;
решать спорные вопросы с заказчиками;
самостоятельно согласовывать нестандартные условия договоров;
контролировать сроки камеральной обработки специалистов;
принимать управленческие решения по проектам.

Как устроена работа

Работа полностью удалённая.

В обычном режиме — ориентировочно 4 часа в день.

Важно быть на связи в согласованное рабочее окно в течение рабочего дня, поскольку часть задач связана с текущими выездами, документами и объектами.

Периодически на время отпуска операционного директора загрузка может увеличиваться до полного рабочего дня. Такой период оплачивается дополнительно.

Во время отпуска операционного директора сотрудник не заменяет его и не принимает решения самостоятельно. Руководитель компании ставит офис-менеджеру задачи, которые необходимо выполнить.

То, что требует участия операционного директора, фиксируется и передаётся ему после возвращения.

После отпуска офис-менеджер помогает быстро восстановить картину по работе и готовит сводку:

какие появились новые объекты;
что изменилось по старым объектам;
какие выезды прошли и какие запланированы;
какие документы подготовлены и подписаны;
какие оплаты поступили или ожидаются;
какие вопросы остались открыты;
где требуется решение операционного директора.

Кого мы ищем

Рассматриваем как кандидатов с опытом ассистента / офис-менеджера, так и сильных начинающих специалистов.

Для нас важнее:

внимательность к деталям;
системность;
умение работать с большим количеством небольших задач;
способность ничего не терять и доводить административные задачи до результата;
уверенная работа с Excel / Google Sheets;
нормальная письменная грамотность;
умение работать с документами и цифрами;
способность самостоятельно разобраться в понятном регламенте;
ответственность за сроки;
адекватное отношение к обратной связи.

Будет плюсом:

опыт работы с договорами, счетами и закрывающими документами;
опыт работы с ЭДО;
опыт работы ассистентом, координатором или офис-менеджером;
опыт работы в строительной, проектной, инженерной или B2B-компании;
использование ChatGPT и других ИИ-инструментов в работе.

Что предлагаем

полностью удалённую работу;
частичную занятость около 4 часов в день;
понятную зону ответственности;
обучение нашим процессам и специфике работы;
возможность постепенно брать на себя больше самостоятельных задач;
работу с реальными инженерными и строительными проектами;
дополнительную оплату при увеличении нагрузки на период отпуска операционного директора.

Уровень оплаты обсуждается с подходящим кандидатом в зависимости от опыта и предполагаемого объёма работы.

При отклике напишите несколько предложений о себе и расскажите, был ли у вас опыт работы с документами, таблицами, задачами руководителя или координацией нескольких процессов одновременно.

Вакансии в SPLINE.PRO

Вакансии

Операционный ассистент / офис-менеджер

Вакансии в SPLINE.PRO

Вакансии

Операционный ассистент / офис-менеджер